業務改革の手法

業務改革は、業務の流れや組織の仕組みを見直して生産性や品質を高める取組みである。代表的な手法には、既存業務の工程を点検するECRS、業務プロセスを根本から設計し直すBPR、理想と現状の比較から改善策を導くワークデザイン法などがある。手法ごとに着目する観点が異なるため、問題の状況に合った手法を選べることが重要である。

業務改善の基本的な考え方

業務改善の出発点は、現状の業務に含まれる無駄や負荷を洗い出すことである。その際に、工程を取り除くか、類似する工程をまとめるか、順序や担当を入れ替えるか、手順を単純にするかという観点で検討すると、改善案を体系的に整理できる。この四つの観点を示す枠組みがECRSであり、その頭文字をとって名付けられている。

無駄な業務そのものを排除すれば事務工数が減り、業務効率が上がる。そのため、ECRSの中でも排除は、無駄の洗い出しの後にまず検討すべき基本の観点になる。 一方、業務の手順を単純にしてばらつきを減らすのは簡素化の観点であり、類似業務を一つにまとめる結合の観点とは区別される。 工程の順序や場所、担当者を入れ替えるのは入替えの観点である。

業務効果の試算とBPR

BPRは、業務の目的から見直して業務の流れを抜本的に作り直す手法である。BPRの効果は、人件費の削減、外部委託に伴う費用、空いた時間で付加価値業務を行うことによる利益の三つに分けて、金額で比較するのが基本となる。

人員を減らして人件費を削減する案と、業務の一部を外部委託する案では、費用の性質が異なる点に注意が必要である。外部委託は契約期間中の固定的な費用として扱われるため、委託費を社内での削減効果から差し引き、残った純効果で判断しなければならない。 社内の稼働可能な時間と必要な作業時間の差から生まれる利益も、効果の一部として加える。試験では、このような計算を通じて効果が最大となる案を選ぶ問題が多く出題されるため、費用と利益の両方を漏れなく拾うことが求められる。

改善の進め方（DMAIC）

DMAICは、定義、測定、分析、改善、定着の五段階で改善を進めるシックスシグマの手順である。定義で改善の対象となる課題を決め、測定で現状をデータによって数値化し、分析で問題の原因を特定する。

改善の段階では、分析で特定した原因に対して対策を実施し、その効果を確認する。 定着の段階では、改善後の手順を標準化し、効果が続くように管理する。 改善で止めず定着まで進めることにより、改善の成果が一時的なものに終わることを防げる。