業務プロセスとデジタル活用

要点と定義

業務プロセスは、業務を進めるための手順や流れです。BPMは、業務プロセスを分析・設計・実行・改善するサイクルを継続し、見直しや最適化を図る手法です。 IPAシラバス Ver.4.1では、業務プロセスの改善と問題解決に、ワークフロー、BPR、RPAなどが挙げられています。IPAシラバス Ver.4.1 PDFの第13頁

RPAは、ソフトウェアを使って、ルールに沿った定型的なパソコン操作を自動化する仕組みです。繰り返しが多く、例外や複雑な条件が少ない業務が適しています。 全社的に導入するときは、関係部門が連携して業務全体を可視化し、手順を見直してから自動化します。

クラウドサービスは、必要なIT資源を迅速かつ柔軟に利用できる場合があります。試行後に利用範囲を順次広げる計画では、この利点が計画に合うかを判断材料にできます。

シャドーITは、組織のIT部門が把握・承認していないデバイスやクラウドサービスを業務で利用することです。

デジタル活用では、データの収集、整備、分析、分析結果の活用を区別します。機械学習による自然言語処理やクラスタリングで傾向を導く作業は、データ分析です。 IPAシラバス Ver.4.1では、データ利活用の用語例として、データの収集、加工・分析、可視化などを挙げています。IPAシラバス Ver.4.1 PDFの第14頁

デジタルトランスフォーメーション（DX）は、個別の業務プロセスのデジタル化にとどまらず、組織横断で業務や事業のあり方を変え、顧客起点の価値創出につなげる段階として、設問の事例で区別されています。 IPAシラバス Ver.4.1では、社会におけるIT利活用の動向にDXを挙げています。IPAシラバス Ver.4.1 PDFの第14頁

適用条件と例

定型的な入力や転記の手順が明確で、画面や業務フローが安定しているなら、RPAの候補になります。たとえば、毎朝届く同じ形式の在庫報告から決まった項目を社内システムへ転記する作業は、自動化を検討しやすい例です。例外処理が頻繁に発生する場合は、先に業務手順を整理し、自動化する範囲を決めます。

BPMでは、個々の作業だけでなく、前後の工程や部門間の受け渡しも見直します。たとえば、申請の差戻しが多いとき、入力項目、確認者、承認順を分析し、変更後の流れを実行して改善を続けます。

クラウドの柔軟性が役立つかは、利用開始や拡大の計画と照らして判断します。契約や利用環境に条件がある場合は、その条件も踏まえます。設問の事例では、試行後に利用する営業所を順次増やす計画に対し、IT資源を迅速かつ柔軟に利用できる点が適切な理由でした。

データ活用の例では、販売後の顧客の声を集め、表記ゆれや不要な記録を整え、分類や分析で傾向を探り、その結果を企画に生かします。収集・整備・分析・活用のどの段階かを、作業内容で判断します。

DXかどうかを考えるときは、デジタル技術の使用だけでなく、変化の範囲と目的を見ます。たとえば、自社の検品を画像認識で効率化する取り組みは個別業務の改善です。顧客や取引先のデータを組織横断で用いて、供給網全体の業務や事業の仕組みを変え、顧客価値につなげる取り組みは、設問で示されたDXの判断に合います。