業務要件の定義と分析

業務要件の定義と分析とは、システム化の対象となる業務が何を実現すべきかを、現行の業務の流れやシステムの状態、利用者の要望から整理し、システムに求める要件として明確にする工程である。システムアーキテクトは利用者の要望をそのまま機能として受け取るのではなく、業務の目的と制約を分析したうえで、設計に渡せる形の要件を定義する必要がある。

現行の業務とシステムの把握

業務要件の分析は、現在どの業務がどの道具で行われ、どこに限界があるかを把握することから始まる。営業活動を支援する新システムの検討では、現行の業務が表計算ソフトと共有ファイルサーバ上の簡易データベースを組み合わせたツールで行われていたことが前提となり、営業活動の拡大にその方式が追随できないことが構築の背景になっている。現行の課題は、個々の作業の順序や時間帯とシステムの制約が結びついて生じることが多い。見込客の情報を顧客管理システムへ登録するタイミングによって、当日中に商談概要を登録できなくなる状況が問題として取り上げられている。このように、課題の原因を業務の流れの中で特定しなければ、利用者の要望を満たす要件は定義できない。

業務の作業内容と判断条件の整理

業務要件では、利用者が実際に行う作業と、その作業で参照する情報や確認の基準を明らかにする。消耗品の集中購買化に関する事例では、事業者から受領した請求書の内容を特定の機能で確認し、請求金額と一致させる作業が業務の中心にあり、その確認に用いる金額の定義が要件になる。現行の機能が業務上支障を来すかどうかを判断することも分析の一部であり、機能ごとに業務との適合を評価する必要がある。個別の要件では、納入指示で指定する内容や、部門ごとに利用を制限する期間の理由、在庫数の増減を許す条件のように、業務の判断基準を具体的な入力項目や操作条件として定義することが求められる。