システム導入の計画と評価

システム導入の計画は、導入の目的を実現するために、対象範囲、体制、資源、導入方式、段取りを定める活動であり、評価は導入の前後や途中で目的がどこまで達成されているかを測り、その結果を計画へ反映させる活動である。導入計画の良し悪しは、目的を関係者が同じ言葉で共有できているか、導入方式が自社の状況や業務に合っているかで決まる。ここでは、構想・企画の進め方、導入方式の選択、評価の判断基準、実務の場面、試験で問われやすい区別の順に整理する。

構想・企画で目的と体制をそろえる

構想・企画の段階では、導入によって解決したい課題を明確にし、その課題を現場と経営の双方が自分の問題として受け止められるようにすることが重要である。工場の技術者を集めて目的を直接説明する場を設けるのは、現場の担当者が目的を自分の言葉で理解し、不安を解消するためである 。目的の説明を誰が行うかも重要であり、現場の信頼を集める人物に参加を依頼すると、目的が現場に受け入れられやすくなる 。

外部の企業に支援を依頼する場合は、契約の条項を当事者間で詳しく説明し、認識の相違がないことを確認したうえで依頼内容を定める必要がある。特に、知的財産権の扱いは後の紛争につながりやすいため、契約の段階で明文化しておくことが前提になる 。また、要件定義チームには、ベテラン技術者と中堅技術者に期待する役割を分けて選任することが望ましい 。

導入方式の選択と判断の基準

導入方式の判断では、サービスの種類や利用量に応じて課金されるクラウドサービスの利点を、目的との関係で評価する。従量課金は初期投資を抑えられる一方で、利用量の見通しが立たない場合には費用が膨らむ可能性がある。サービスやリソースを柔軟に選べることは、事業環境の変化に計画を適合させるための判断材料として位置づけられる 。また、導入の可否を判断する際には、実現性や適合性を効率良く評価できることが、課題解決に有効であるという観点も重要になる 。

製品の対応有無を判断する際には、要求を一つずつ評価し、対応しないと判断した項目はその理由を説明できる状態にしておくことが求められる。評価の過程で得たノウハウを取りまとめておけば、次の開発や製品選定の検討に活用できる 。

人事領域のように業務の流れが企業ごとに異なるシステムでは、パッケージをそのまま適用するか、個別に開発するかを、最重要課題に照らして判断する。自社の最重要課題に合致するかを確認したうえで、パッケージをそのまま適用するのがよいと判断できるかどうかが、その分岐点になる 。