ステークホルダとの関係構築

ステークホルダとの関係構築とは、プロジェクトに影響を与える、または影響を受ける個人や組織と信頼関係を築き、目標の達成に必要な協力と合意を得る活動である。プロジェクトマネージャは、ステークホルダの期待や関与の状況を把握し、その状況に応じて働きかけを変えることが求められる。関係構築は一度きりの作業ではなく、計画・実行・監視の各段階で継続して行うものである。

関係構築の原理と仕組み

ステークホルダの貢献をプロジェクトに最大限利用するには、まずステークホルダ自身とその影響を詳細に分析することが出発点となる。 分析によって誰がどの程度プロジェクトに関わり、どのような影響を及ぼすかが見えると、関わり方を具体的に計画できる。

計画段階では、主要ステークホルダへのヒアリングなどを通じて要求事項を集め、それに基づいてスコープを定義し合意する。 その際、スコープとして明確に書かれなかった期待がプロジェクトに寄せられている可能性を想定し、過大な期待や相反する期待の有無を確認する。 過大な期待や相反する期待を適切に扱わなければ、目標の達成が妨げられるおそれがある。

実行段階では、コミュニケーションの不足によって主要ステークホルダとの間に認識の不一致が生じやすい。 認識の不一致を放置すると判断の食い違いが広がるため、プロジェクトマネージャは主要ステークホルダと積極的に対話し、早い段階で解消しておく必要がある。

信頼関係は、問題が山積する局面で効果を発揮する。プロジェクトが山場に近づくと解決すべき問題が増え、メンバーの負荷も高まる。 このとき信頼関係が損なわれていると協力が得られず、迅速な問題解決ができない事態になる。 そのため、行動面とコミュニケーション面の両方から信頼を構築し、その後も維持する取組みが欠かせない。