オフィス向けツール

要点と定義

オフィス向けツールには、共同作業を支えるグループウェアや、文書作成ソフト、表計算ソフトなどがあります。電子メール、掲示板、情報共有、電子会議を通じて組織やグループの共同作業を支援するものがグループウェアです。

表計算ソフトでは、IF関数で条件に応じた結果を分けられます。「かつ」はすべての条件を満たす論理積、「または」は一つ以上を満たす論理和で表します。IFの条件が真の場合と偽の場合に表示する結果も確認します。合計点が一定以上「かつ」各科目が基準点以上なら論理積、合計点が一定以上「または」いずれかの科目が満点なら論理和です。

合格条件が「数学または英語のどちらかが50点以上」なら、数学が50点以上か、そうでなければ英語が50点以上かを判定します。表の各行では数学が50点以上の人、または英語が50点以上の人を数え、該当するセルは5個です。

セル参照には、式を複写すると行・列が移動する相対参照と、行または列を固定する参照があります。たとえば$B4は列Bを固定して行番号を移動し、D$2は行2を固定して列を移動します。$D$2は行と列の両方を固定します。複写先と方向に応じて、変える行・列と固定する行・列を選びます。

適用条件と例

金額に応じてポイント率を変える場合、範囲の端を含むか確認して条件を判定します。1,000円以下は1%、1,000円超3,000円以下は2%、3,000円超は3%という条件なら、3,350円は3%の範囲です。3350×3÷100＝100.5の小数点以下を切り捨て、100ポイントになります。

複写する式では、参照ごとに必要な移動を考えます。天気の確率が2行目にあり、商品ごとの予測額が4行目以降にある例で、式を下の行へ複写するなら、確率の行は固定し、商品別の予測額の行は移動させます。列方向に複写する例では、比較対象の売上セルを移動させながら、平均を求める列範囲を保ち、下へ複写すると平均範囲の行を移動させます。

税率を参照する式を下または横へ複写するときも、商品価格の列を固定して行を移動させる一方、税率の行と列を固定する場合があります。複写先で、価格と税率の参照先を別々に追うと結果を確かめられます。

集計関数の目的も区別します。販売数の平均に単価を掛ける例で、販売数が10、8、0なら平均は(10＋8＋0)÷3＝6です。単価が1,000円なら、売上相当額は6×1,000＝6,000円です。条件付き個数は範囲内で条件を満たす値を数えます。10,000、20,000、30,000のうち15,000より大きい値は2個です。

文書作成ソフトの禁則処理は、句読点や閉じ括弧などが行頭に来ないようにする処理です。入力中の文字や過去の入力履歴から候補を示して入力を補助する機能は、オートコンプリートです。

誤りやすい点

「以下」はその値を含み、「超える」はその値を含みません。1,000円以下と1,000円超を混同すると、境界の金額に誤った率を適用します。切り捨ては率を掛けた結果に対して行います。

論理積と論理和は条件文の意味に合わせます。「すべて必要」なら論理積、「いずれかでよい」なら論理和です。合格条件を式にした後、真の場合・偽の場合の表示も条件と合っているか確かめます。