調達の計画と実施

要点と定義

調達は、必要な製品や作業を社外から得るための計画と実施です。基本の流れは、情報提供依頼（RFI）で情報を集め、提案依頼書（RFP）を作成・配付し、選定基準を作り、提案書と見積書を受け取り、比較評価して調達先を選び、契約、受入れ・検収へ進みます。

RFIは、RFPを作る前に、考えられる手段や技術動向などの情報を集める依頼です。依頼元はシステム化の目的や業務概要を示し、集めた情報を依頼先の選定判断に使います。

RFPは、発注側が導入システムの概要や実現する機能、調達条件などを示し、ベンダに提案を求める文書です。ベンダはRFPを基に、システム構成や開発方法、実施体制などを提案書にまとめます。

選定基準は、複数の提案を共通の尺度で比べるため、提案を受け取る前に発注側が用意します。重み付き評価では、各項目の点数に重みを掛けて合計します。評価記号は、◎を4点、○を3点、△を2点、×を1点に置き換えてから計算します。

見積書は、開発・運用・保守などにかかる費用を示す文書です。数量や必要な付属品を含めた総額を比べます。ライセンス購入では、必要ライセンス数とマニュアル数の両方を満たす組合せごとに、パック価格と不足分の追加費用を合計し、最安の組合せを選びます。

調達する範囲は、既存資産や自社要員の技能、機密性、期限、費用などを踏まえて決めます。契約時には、納品物や作業範囲、仕様変更の手続などを文書で合意します。

開発期間と費用を比べるときは、プログラム本数に1本当たりの作成日数を掛けて期間を求め、期間に日額費用を掛けて開発費を求めます。

適用条件と例

例えば50ライセンスとマニュアル10冊が必要で、1ライセンスが1万5千円、10ライセンスパックが13万円、20ライセンスパックが1ライセンス当たり1万2千円、追加マニュアルが1冊5千円だとします。10ライセンスパック5個なら、ライセンス費用65万円にマニュアル5冊分の追加費用2万5千円を加えて67万5千円です。20ライセンスパック1個と10ライセンスパック3個なら、ライセンス費用63万円に追加マニュアル6冊分の3万円を加えて66万円です。20ライセンスパック2個と10ライセンスパック1個なら、ライセンス費用61万円に追加7冊分の3万5千円を加えて64万5千円です。20ライセンスパック2個と1ライセンス10個なら、ライセンス費用は48万円と15万円で計63万円、マニュアルは合計12冊なので追加費用はありません。この条件では最後の組合せが最安です。

外部調達する範囲を決める例では、自社に既存サーバがあり、移行ツールを使える要員もいるなら、それらを外部から調達する必要はありません。一方、必要なソフトウェアを保有しておらず、構築スキルを持つ要員もいない場合は、ソフトウェアと構築作業の調達が必要になります。機密データを扱う作業は、社内で安全に対応できるかも条件として確認します。

重み付き評価の例として、評価項目が「金額」「内容」「実績」、重みが順に3、4、1の場合を考えます。A社は点数が2、4、1なので、2×3＋4×4＋1×1＝23点です。B社は4、3、1なので25点、C社は2、3、4なので22点、D社は3、2、3なので20点です。記号を点数に直して同じ重みで合計すると、最高点はB社です。

開発期間と費用の例として、50本のプログラムを順に作る場合、1本2日で日額4万円なら、期間は50×2＝100日、費用は100×4万円＝400万円です。1本3日で日額3万円なら、期間は50×3＝150日、費用は150×3万円＝450万円です。期間と費用は別々に計算して比べます。