業務プロセスの改善と図示

要点と定義

BPMは、業務プロセスの実行状況や結果を確かめ、問題を見つけて継続的に改善する考え方です。PDCAを繰り返して歩留りを高める例では、実行結果を見ながら改善を続ける点が正答の判断に必要です。

BPRは、既存の業務手順やプロセスを抜本的に見直し、再設計する考え方です。工程数や待ち時間を減らすために業務全体を根本から組み替える場合に当たります。継続改善のBPMとの違いを見分ける必要があります。

DFD（データフロー図）は、業務データの流れと処理の関係を表し、処理、データストア、データの発生源や出力先を図示します。処理に要する時間は表しません。図の種類や要素を見分け、業務の説明に沿ってデータフローの向きを判断する必要があります。

業務プロセスを表す図として、DFDはデータの流れと処理の関係を、アクティビティ図は手順や分岐を表します。スイムレーンがあれば担当する役割や部門を区分できます。この二つを業務プロセスの表記に使う図として選べることが判断に必要です。 アクティビティ図から分かるのは処理の流れや役割などであり、コスト、所要時間、品質指標が必ず読み取れるわけではありません。

ワークフロー管理は、申請や承認などの手続きを、あらかじめ定めた経路と順序で進める機能です。申請から精算までの承認手続を電子化する例が該当します。

適用条件と例

改善の進め方からBPMとBPRを使い分けます。実績を確かめながら手順を少しずつ調整し続けるならBPMです。たとえば、検査記録を定期的に集計して原因を調べ、手順を順次直します。部門間の重複作業をなくすため、受注から出荷までの流れを根本から設計し直すならBPRです。

DFDでは、まず業務の処理を置き、その処理を介してデータの流れを表します。たとえば、レストランで客名をリストに記録するなら、客名の情報は受付処理から来店客リストへ流れます。座席を案内するときは、来店客リストと空席状況の両方から座席案内処理へ流れます。記録する処理からデータストアへ向かう流れと、参照するデータストアから処理へ向かう流れを、業務の説明に照らして一つずつ決めます。 DFDに含まれるデータストアや発生源・出力先と、対象外の処理時間も区別します。

業務プロセスを図にするときは、データの移動と処理の関係を追うDFDか、処理手順や分岐、担当役割を示すアクティビティ図かを、表したい内容に応じて選びます。どちらも業務プロセスの表記に使われます。 たとえば、申請の提出後に上司、経理の順で確認する仕組みはワークフロー管理の例です。処理順や担当区分を図示するときはアクティビティ図を使えます。

誤りやすい点

BPMは一度だけ手順を変えることではなく、実行状況を監視して改善を繰り返す考え方です。BPRは業務プロセスの抜本的な再設計です。継続的な改善なのか、根本からの再設計なのかを手掛かりに区別します。

DFDの矢印を、受付担当からデータストアへ直接引く説明にしないよう注意します。記録や参照を行う処理を介して流れを表します。記録なら処理からデータストアへ、参照ならデータストアから処理へ向かいます。どの処理にも同じ向きの矢印が付くとは限りません。DFDはデータの移動や処理の関係を示すもので、処理時間や、状態遷移・実体間のデータ構造・要素の属性や操作を表す図とは目的が異なります。