業務プロセスの改善と可視化

要点と定義

業務プロセスは、仕事の開始条件から成果の引渡しまで、担当者・作業・情報や物の受渡しをつないだ流れです。業務プロセスの改善では、現状を可視化して問題の場所を特定し、手順の標準化やシステム活用を通じて、業務全体の効果を高めます。個々の作業を速くするだけでなく、待ち時間、手戻り、重複記録、受渡しミスなど、流れ全体の損失を見ることが大切です。BPMは業務プロセスを把握・管理し、継続的に改善する取り組みです。したがって、BPMの中心は一度きりのシステム導入ではなく、実行状況を見て改善を続けることです。

プロセスの可視化には、目的に応じたモデル図法を使います。UMLはオブジェクトモデリングの標準化された記述法で、ユースケース図やアクティビティ図など、複数の図を使い分けて業務やシステムの異なる側面を表せます。図を選ぶときは、誰が何をするか、処理がどう分岐するかなど、明らかにしたい点に合わせます。

プロセスの改善には、企業内だけでなく企業間をまたぐ流れも含まれます。サプライチェーンマネジメント（SCM）は、購買・生産・販売・物流を連携させ、供給業務を全体最適の視点で管理する考え方です。例えば、需要と生産計画を共有して余分な在庫を減らせば、納期短縮や在庫削減につながる可能性があります。

改善で使う代表的な手段に、プロセスの標準化と自動化があります。標準化は、担当者によるばらつきを抑え、作業条件や記録方法をそろえることです。ワークフローシステムは、申請や承認などの手順・担当・状態をシステム上で扱う仕組みです。RPAは、ルールが明確なデータ入力や照合など、パソコン上の定型的な事務処理をソフトウェアで自動化します。機械設備による製造や搬送の自動化とは対象が異なります。

適用条件と例

改善を始めるときは、現状の流れを作業単位に分け、開始・終了条件、担当、受け渡す物や情報、待ちが起きる条件を記録します。例えば広告制作で、受付、形式点検、内容審査、制作、返却の各段階を図にし、どこで原稿が止まるかを調べます。作業の順序や分岐を共有できれば、改善後の手順や担当範囲も比べやすくなります。

記録欄は、その時点で起きたことと対応させます。受付時点では受付日や原稿の種類・枚数を記録し、点検に問題がなく次工程の担当を決めた段階では、審査担当者と該当する制作担当者を記録します。紙広告がなくWeb広告だけなら、紙広告の担当欄は対象外を示す「－」とし、Web広告の担当者は記入します。営業部門へ返却していない段階なら、返却日や返却理由はまだ記入しません。このように工程の状態と記録の時点を対応させると、未実施と対象外を区別できます。

待ちがある工程には、保管中の紛失や所在確認の手間が生じることがあります。例えば、審査済み原稿を作成担当者へ渡す際に、担当者が別作業中なら原稿を一時保管します。また、複数の制作物がそろうまで営業部門へ返せない工程でも、そろうまで保管が続きます。改善案を考える際は、待ちの発生条件と、その間に誰が何を管理するかを確認します。

自動化や電子化の効果を見積もるには、まず現状の受渡しを種類別に数え、変更後に不要になる受渡しだけを差し引きます。例として、受渡しが合計9件あり、営業との原稿受渡し6件が電子化で不要になるなら、残る手渡しは9−6＝3件です。制作入口で電子化し、制作部門内の原稿受渡し4件だけが不要になる条件なら、営業への受渡しや審査票・完成物の受渡しは残るため、9−4＝5件です。どの地点で電子化するかによって、なくなる作業が変わります。