調達計画と実施

要点と定義

調達計画では、システムの用途や規模、取組方針、前提・制約を踏まえ、既成製品・サービスの購入、組織内部での開発、外部委託などから方法を選びます。続いて、調達対象、要求事項、条件を定めます。提案や見積りを比較する際は、要求への適合度に加え、開発の確実性、信頼性、費用内訳、工程別スケジュール、最終納期などを確認します。

RFI（情報提供依頼書）は、システム化の目的や業務内容を供給者候補に示し、検討に必要な情報を求めるものです。RFP（提案依頼書）は、調達対象や依頼事項、調達条件などを示して提案書の提出を求め、RFQ（見積依頼書）は見積書の提出を求めます。情報を集めて実現手段を検討する段階と、条件を示して提案・見積りを依頼する段階を区別します。

契約では、請負は仕事の完成を目的とし、準委任は業務の遂行を目的とします。要件定義で要求や成果物がまだ具体化していない場合、ベンダが専門知識を用いて業務を支援する準委任が適することがあります。利用者側が要求をまとめ、関係者との調整や合意形成を担う点も押さえます。過去の出題で扱った補足として、モデル取引・契約書の工程別整理では、要件定義と運用テストに準委任型が適切とされる例があります。この整理だけで個別案件の契約形態が一律に決まるわけではありません。

多段階契約は、開発工程ごとに個別契約を締結する考え方です。前工程の結果を受けて後工程の見積前提が変わった場合、次工程の開始時に見積り直せることが目的です。

適用条件と例

例えば、社内の申請業務を見直すとします。既成サービスを購入するか、内部開発するか、外部委託するかを、用途や制約に照らして検討します。供給者候補の技術や実績などを知りたい段階ではRFIを使い、調達対象や条件を定めて実現策の提案・見積りを比べる段階ではRFPやRFQを使います。集まった提案は、要求との適合度や費用内訳、工程別の日程などを基準に比較します。

契約形態は、工程名だけで決めず、委託する業務の目的や成果の定まり方を確かめます。例えば、現場への聞き取りを通じて要求を整理する支援では、業務の遂行が中心になることがあります。完成させる仕事の範囲や成果を具体的に定められる場合は、請負が候補になります。過去の出題で扱った補足として、モデル取引・契約書には工程ごとの契約形態の整理例がありますが、実際には個別の委託内容や契約条件を確認します。

多段階契約を採用するときは、工程の区切りで前工程の結果や前提を確認し、次工程の範囲と見積条件を定めます。例えば、試行で連携要件が変わったなら、その条件を次工程の見積りに反映してから進めます。工程ごとに再見積りできる点が、この方式を選ぶ理由です。

誤りやすい点

RFIは供給者候補から情報を集める依頼であり、具体的な提案書を求めるRFPとは役割が異なります。契約内容の変更や契約締結を求める手続とも区別します。