システム活用促進・評価

要点と定義

情報システムを経営に活かすには、構築時から活用促進や普及啓発を続け、利用実態を評価・検証して改善につなげる。利用者がデジタル技術を安全、有効、効率的に使えるよう、デジタルリテラシーの確立と教育・訓練も進める。

投資対効果分析では、事前評価で投資目的に沿う効果目標を定め、実施可否を判断するための情報を上位マネジメントに提供する。実施中の評価では計画と実績を確認し、完了後の評価では効果目標の達成状況を確認する。評価時期やデータ収集方法の計画は、事前評価そのものとは区別する。

システム利用実態の評価では、投資対効果に加え、利用者満足度、業務内容や業務フローの変更、運用状況などを調べる。ログ分析やモニタリングを活用し、改善の方向性と目標を明確にする。客観性を高めるため、第三者評価・検証を利用することもある。

適用条件と例

普及啓発には、利用者マニュアルや業務マニュアル、e-ラーニング、講習会などを用いる。教育・訓練は、利用者がシステムを業務で活用するために必要な内容に合わせる。

定性的な評価項目を重み付きの点数で定量化する例では、評価点を「目標どおり」3、「ほぼ目標どおり」2、「部分改善」1、「変わらず」0とする。省力化効果の重み5が目標どおり、期間の短縮の重み8が変わらず、情報の統合化の重み12が部分改善なら、実際の加重得点は5×3＋8×0＋12×1＝27点、満点は(5＋8＋12)×3＝75点である。達成度は27÷75×100＝36％となる。

費用を含めて評価する際は、導入費だけでなく、運用・保守や利用部門の作業など、システムの所有と利用に伴う費用を考慮する。

投資目的を整理する補助として、定型業務の処理効率やコストの改善を直接目指す投資かを確認できる。 行政データを扱う場合は、二次利用や機械判読に適した形態で無償公開することを前提に、システムや業務プロセスを企画・整備・運用する考え方もある。

機能、性能、運用性、拡張性、コストなどを評価・検証し、システムやソフトウェアが寿命に達したと判断した場合は、廃棄と新システムの導入などを検討する。廃棄計画を策定し、データの消去などに配慮して適切な手順で廃棄する。