システムアーキテクト 2025年 春期 午後I 問題

共通の文章

消耗品の集中購買化とそれに伴う業務システムの新規構築に関する次の記述を読ん で、設問に答えよ。 A 市は、近隣市町村との市町村合併を経て広い面積を有する自治体である。職員の 多くは本庁舎に勤務しているが，面積の広い自治体であることから，合併前の庁舎を 支所として現在も残しているほか，市税事務所，まちづくりセンターなどの数十の施 設が地域内に点在している。また、同じ部門でも職員によってふだん勤務する施設が 異なる場合がある。 ［消耗品の購買業務の現状と課題］ 物品や委託業務の調達及び契約手続は，A市の条例、規則及び要綱（以下、A市規 定という）で決まっており，調達額が少額である文房具、コピー用紙，乾電池など の消耗品については，各部門が必要なタイミングで直接調達できる。ただし、少額で あってもA市規定類に基づき，次に示す手続を行う必要があるので，調達の頻度が高 い部門では事務負担が大きくなっている。 ① 消耗品調達に係る支出の起案を行い，部門長の決裁を得る。 ②調達額が少額の場合，A市の見積合わせの手続にのっとり，複数の事業者から見 積りを取得し、最も安価な見積額を提出した事業者を契約先候補として選定する。 調達額が一定額以上になる場合は，入札を行い，契約先候補を選定する。 ③選定した事業者との契約に係る起案を行い，部門長及び契約課の決裁を得る。 ④ 事業者と注文書及び注文請書又は契約書の取り交わしを行う。 ⑤ 事業者から物品が納入されたら、検収を行う。 ⑥事業者から請求書を受け取り、請求額などが正しいことを確認する。 ⑦ 事業者への支払に関する起案を行い、部門長の決裁を得て、請求書とともに支払 伝票を会計課に提出する。 事業者への支払関連の事務は会計課で行う必要があり，各部門からの支払伝票が多 く回ってくるので，確認と支払手続が相当な事務負担になっている。 〔消耗品の集中購買化の検討］ A 市では、業務改革の取組の一として、各部門で実施している消耗品の購買に係 る業務について，各部門で直接調達せず、A市全体で集中化を目指すことにした。消 耗品の集中購買化の目的として，各部門及び会計課の事務負担の軽減に加えて，一括 調達による価格の低減と、使用量の適正化も目指す。 消耗品の購買に係る業務の運用を次のように見直すことにした。ただし、調達，契 約及び支払手続に関するA市規定類の改正は行わず，当面は従来どおりのルールに基 づくことにした。 ・前年度の調達実績に基づき、1年間でどの程度の数量の消耗品を調達するのかを発 注予定数量として定め、発注予定数量を指定した単価契約の入札を消耗品の物品ご とに行う。例えば，赤色ボールペン 10本セットで 650円といった単位当たりの価 格を定めて事業者と契約する。なお、予算の都合から契約期間中の発注数の合計数 量は発注予定数量を原則超過しないようにし，一方で，実際の発注数が発注予定数 量の一定割合を下回る場合は、契約金額の協議を行うことにしている。 ・契約期間は、4月から翌年3月末までの単年度とする。年度始めから物品の発注が できるように、前年度中に総務課がまとめて支出の決裁及び入札を行い，物品ご との仕様，単価，契約先事業者などを確定する。 ・消耗品の調達は，物品ごとに契約を行うと相当数の契約になるので、一つの契約案 件の中に複数の物品の単価を設定する複数単価契約とする。例えば“黒色ボールペ ン 10本セット、単価：600円、発注予定数量：500セット”、“赤色ボールペン10 本セット，単価：650円，発注予定数量：200セット”といった内容で、契約書上 に定める。複数単価契約の入札では、各物品の単価と発注予定数量を乗じた額の総 額が最も低い事業者を契約先候補として選定する。 ・複数単価契約の際に，契約期間中に特定の物品の発注数の合計数量が発注予定数量 よりも多くなりそうな場合は，契約上の総額を超えない範囲で，物品ごとの発注予 定数量の調整ができるようにする。例えば、赤色ボールペンの使用量が想定よりも 多い場合に，赤色ボールペンの発注予定数量を増やして、黒色ボールペンの発注予 定数量を減らすなどの調整を行う。 ・A 市は消耗品が必要になるタイミングで，物品ごとの発注数などを指定した納入指 示を事業者に対して行う。 ・事業者はA市からの納入指示に基づき、“納入指示から 5営業日以内”といった契 約に定められた納入期間内に指定された施設に納入する。なお，納入指示は契約期 間中複数回実施されるが，納入はA市規定に基づき契約期間内に完了させる必要 がある。 ・消耗品の各部門への払出しについては，総務課がまとまった数量を納入指示し，総 務課に一括納入させて一元的に在庫管理を行い，各部門が必要なタイミングで必要 量を持ち出す方式と、各部門が必要なタイミングで納入指示し、事業者が直接各部 門の施設に納入する方式を比較検討した。検討した結果，事業者が直接各部門の施 設に納入する方式で進めることにした。 ・上記方式に基づき，納入された消耗品の仕様，数量などを各部門で確認し，納入後 1週間以内に検収を行う。 ・事業者は毎月初めに，前月の検収実績に基づきA市総務課宛てに請求書を発行する。 総務課は，受領した請求書の請求内容を確認し、問題がなければ支払の起案を行い， 会計課が支払う。 〔機能要件の整理］ 消耗品の集中購買化を進めるに当たり，各部門が納入指示を行い，それを事業者に 通知し、A市と事業者が出荷，納入，検収などのステータス及び実績を確認できる業 務システム（以下，管理システムという）の新規構築を検討することにした。管理シ ステムは，A市が契約するクラウドサービス上で運用し，A市とA市の契約先事業者 がインターネット経由で共同利用する形態とする。 総務課，会計課及びデジタル推進課のメンバーによるプロジェクトチームを立ち上 げ，民間企業向けの購買関連のSaaS，ソフトウェアパッケージなど（以下、購買 PKG という）を調査した。調査した結果、購買PKGが一般的に有する主要機能を表1のと おり整理し，それらを参考に、A 市として管理システムに求める個別要件を具体に 検討することにした。 表1買 PKGの主要機能 機能分覢 機能名 機能概要 注文部門向け 商品カタログ機能 商品の仕様，注文単位、販売単価などの情報を商品カタロ グとして，検索・参照ができる。 商品カタログ注文 商品カタログから商品を選択し、数量を指定し，商品を注 機能 文できる。 相見積取得及びス 商品カタログに登録されていない商品について、複数のサ ポット注文機能 プライヤーに対して一括で相見積依頼を実施し、サプライ ヤーからの見積回答を確認し、指定するサプライヤーに対 して注文できる。 検収結果登録機能 商品の納入を確認し、検収結果を登録できる。 ワークフロー機能 注文の際に、部門長の承認・差戻しができる。 購買部門向け 購買ステータス管 部門別及び商品別の注文商品の出荷待ち、出荷済，納入 理機能 済，検収済のステータスを確認できる。 予算管理機能 部門ごとの予算を設定できる。実績に基づき予算の消化状 況を管理し、予算を超過する場合は、アラートを表示して 注文を制限できる。 データ集計機能 商品，サプライヤー、年月，部門及びステータス別の合計 数量，合計金額を集計できる。 外部システム連携 会計システム向けに支払に関するデータを出力できる。 サプライヤー情報 サプライヤーの社名、担当者名，担当者連絡先を登録でき 登録機能 る。 サプライヤー向け 注文請処理機能 納入予定日を含めた注文処理ができる。 出荷登録機能 注文商品の出荷状況を登録できる。 注文ステータス管 自社宛ての注文商品の出荷待ち、出荷済，納入済，検収済 理機能 のステータスを確認できる。 帳票出力機能 注文請書，納品書を PDFで発行できる。 商品カタログ登録 商品ごとに仕様，注文単位、販売単価などを設定できる。 機能 商品単価変更機能 商品の販売単価の変更ができる。 在庫管理機能 商品ごとに注文可能な在庫数を登録し、実績に基づき、在 庫数を自動更新する。在庫がなくなったら商品カタログ注 文機能からの注文を制限できる。 購買PKGの主要機能のうち、注文部門向け機能は各部門の担当者に、購買部門向け 機能は総務課の担当者に、サプライヤー向け機能は事業者に利用させることにした。 ただし、サプライヤー向けの機能に位置付けられている商品カタログ登録機能と在庫 管理機能については，事業者ではなく総務課で利用することができることを，購買 PKG を選定する際の条件にした。また，A市の消耗品の購買業務で利用すると業務上 支障を来す機能もあるので，特定の機能を利用できないように制限できることも選定 条件にした。 〔管理システムに求める個別要件］ プロジェクトチームの中で購買PKGの利用を検討したところ、A市の集中購買化後の 運用を想定した場合に，主要機能に加えて次に示す機能が必要という意見が挙がった。 ・消耗品の各部門への払出し方法に基づき，商品カタログ注文機能を利用して納入指 示する際に、注文内容にある指定ができるようにしたい。 ・商品カタログ注文機能について、ある理由で年度末間際の一定期間は，各部門で利 用できないようにしたい。 ・在庫管理機能をある用途で利用できるようにしたい。その際、ある状況のときに、 物品ごとの在庫数の増減ができるようにしたい。 上記の意見に対して，標準機能又は簡易な設定で満たすことができる購買PKGを選 定し、できる限りカスタマイズをしないで対応する方針とした。

共通の文章

営業活動を支援するシステムに関する次の記述を読んで，設問に答えよ。 医療機関向けに医療機器の販売と導入支援サービスを提供するE社は、営業活動の 拡大に追随するために，営業活動を支援する営業支援システム（以下、新システムと いう）を新規に構築することにした。 ［現行の業務とシステムの概要］ E社では，表計算ソフトと共有のファイルサーバに配置した簡易データベースを組 み合わせた簡易的なツール（以下，商談ツールという）で商談に関する情報（以下， 商談情報という）を管理している。商談ツール作成以来約10年分の商談情報を蓄積 しているが、主に利用するのは直近5年間の情報である。利用者の情報は人事システ ムから取得しているが，所属組織と役職は取得せず，全ての利用者に同一の権限を付 与している。利用者は全ての商談情報を閲覧可能であり，機密性が高い情報は登録さ れていない。 商談に必須である顧客情報は顧客管理システムで管理している。商談ツールには， 顧客管理システムから顧客情報を取り込む機能（以下、顧客情報取込機能という）が あり、顧客情報取込機能をRPAによって毎日1回実行し、顧客情報を取り込んでいる。 顧客情報取込機能は簡易データベースに大きな負荷を与えるので、他の処理との競合 を避けるようにしている。処理時間は約 30分掛かる。実行する端末やネットワーク の状況、簡易データベースの負荷状況などによって、まれに顧客情報の取込みに失敗 することがあり，失敗した場合には商談ツールの運用担当者（以下、運用担当者とい う）が手動で再実行する。再実行してもE社の業務時間内に完了するように，顧客情 報取込機能の実行タイミングを調整している。 商談時に取り交わした名刺情報は外部の名刺管理 Saas（以下、名刺サービスとい う）を利用して管理しており，名刺サービスの利用権限を営業担当者に付与している。 複数の営業担当者が同一の名刺情報を登録できるが、名刺サービスは名刺交換日を基 に名刺情報の新旧を判断している。新しい名刺情報が登録されると、利用権限のある 人に電子メール（以下、メールという）で周知し、共有する。名刺サービスは利用者 が直接操作する画面のほかに，他システムから呼び出せる APIを公開している。 ！ 8 1 E社の営業活動の主な流れは次のとおりである。 （1） 見込客の確認・新規登録・更新 既存顧客からの声掛け，協業先からの紹介などで新たな取引の可能性のある顧客 （以下，見込客という）との商談の機会を得ると、営業担当者は商談ツールを利用 し、見込客の会社情報，連絡先，過去の商談概要などを確認する。見込客が新規の 場合はホームページなどから会社情報などを入手し，顧客情報を顧客管理システム に新規登録する。見込客が既存顧客で会社情報，連絡先などに更新がある場合には， 顧客管理システムの顧客情報を更新する。 （2） 顧客訪問 営業担当者は見込客と訪問の日程を調整し，見込客を訪問して要望を確認する。 見込客への訪問は複数回にわたることもあり，商材に詳しい商品担当者を同席させ ることもある。訪問内容を営業日報としてまとめ、上司にメールで報告する。 （3）名刺情報の登録 営業担当者は顧客訪問時に入手した名刺をスキャンし，名刺交換日を指定し、名 刺サービスに登録する。 （4） 商談概要の登録 顧客訪問を重ねて入手したE社に期待する商品やサービス内容，顧客の予算、プ ロジェクト期間などの商談概要を、営業担当者は登録済みの顧客情報にひも付けて 商談ツールに登録し、商談状況を“商談登録”にする。 （5）提案・見積りの作成 営業担当者は商品担当者とともに提案内容を検討し、見積りを作成する。作成し た提案・見積りを基に、見積額，受注確度及びリスクレベルを商談ツールに追加登 録し、商談状況を“提案書作成中”にする。営業担当者が所属する課の課長，副部 長，部長など組織内で連なる役職者の中から，見積額とリスクレベルに応じて決裁 規定に定められた承認者に承認を依頼する。承認はメールで取得する。本来の承認 者が不在の場合は，承認者の上司が代行することがある。承認を得られず、提案を 見送った場合には，商談状況を“辞退”にする。 （6） 商談結果登録 社内承認を取得した提案・見積りを営業担当者は見込客に提示し、商談状況を “提案書提出済”にする。受注に至らなかった場合には商談ツールの商談状況を “失注”にする。 内示をもらった場合には，商談状況を“契約交渉中”にする。契約審査部で提案 内容と契約書を審査する。審査の結果，問題がなければ契約処理を行い，契約締結 後に商談状況を“契約済”にする。審査の結果、問題があった場合には，契約に至 らないことがある。その場合、商談状況を“取消”にする。 営業担当者は、他の営業担当者から商談内容の詳細についての問合せがあった際 には、問い合わせてきた営業担当者の所属組織と役職によって商談内容の機密性を 考慮して、メール及び口頭で共有する。 （7） 商談分析 営業担当者は，商談ツールが提供する商談状況を分析する帳票を利用し、商談を 分析して営業活動に役立てている。例えば、商談の見積額によってどのくらいの割 合で提案書提出に結び付けられたかを分析するために，終了した商談のうち①ある 商談状況に該当する商談の割合を出力する帳票がある。 〔現行の業務とシステムにおける課題及び要望］ E社情報システム部の「課長は、新システムの構築に向け、運用担当者，営業部及 び契約審査部の代表からヒアリングを行い，次のような現行の業務とシステムにおけ る課題及び要望を収集した。 ・顧客訪問の内容を共有し，他の営業担当者の営業活動を参考にして営業活動の質を 高めたい。 ・顧客管理システムの画面が複雑で使いづらい。 ・営業担当者と承認者とのメールでの承認証跡を基に契約審査部の審査担当者が承認 状況を認しており負担が大きい。また、メール上の承認者が営業担当者の所属組 織に所属しているかどうかと，見積額とリスクレベルに応じて定められた役職者で あるかどうかを確認するために、審査担当者は営業担当者の組織情報を商談ごとに 逐一参照しており，大きな負担となっている。 ・商談ツールでは、専門知識を有する情報システム部で事前に作成した定型分析帳票 でしかデータを分析できない。商談情報を多角的に分析するために、営業担当者が， 新しい分析帳票を作成できるようにしてほしい。 ・新規顧客の場合，見込客の顧客情報を顧客管理システムに新規登録した時間帯によ っては，当日中に商談概要を商談ツールに登録できないので，利用者から運用担当 者への問合せが多くなる。 ・顧客情報の入力をミスすることがある。名刺サービスの情報から自動的に顧客情報 を反映してほしい。 ・顧客の担当者と名刺を交換した日を正しく思い出せないときがある。 ・所属組織と役職で権限を管理し、機密性が高い情報でも商談内容を登録できるよう にしてほしい。 ［新システムの開発万針］ 情報システム部のG部長は、新システムの効果を早期に確認して改良を続けていけ るようにするために、ローコード開発機能を有する営業支援プラットフォームを採用 し，毎年改良を重ねていく方針とした。営業支援プラットフォームは主要な Saas と の連携を強化しており，名刺サービスとの連携機能を標準装備する予定である。 また、新システムをフロントシステムとして位置付け，顧客管理システムへの登録 を新システム経由に集約する方針とした。将来的には、社内の他システムのフロント システムとしても活用することを想定している。 G 部長は「課長に、〔現行の業務とシステムの概要〕と〔現行の業務とシステムに おける課題及び要望〕を踏まえ、1年目に実現する新システムの要件定義の着手を指 示した。 〔新システムの要件］ 要件定義の結果、「課長は1年目に実現する新システムの主な機能を表1のとおり とし、商談ツールを廃止して表2のとおり新システムにデータを移行することを、G 部長に報告した。 表1 1年目に実現する新システムの主な機能 機能名 機能概要 顧客管理 ・顧客管理システムに合わせた顧客情報の確認・新規登録・更新画面（以下，顧客 管理画面という）を用意する。新システムに登録されていない顧客の場合，新シ ステムに顧客情報を追加した上で、顧客管理システムに連携する。新システムに 登録されている顧客情報を更新する場合、顧客管理システムを直接更新せず，新 システムの顧客情報を更新した上で、顧客管理システムに連携する。 ・名刺サービスのAPIを利用して、営業担当者が検索した顧客の名刺情報を顧客管理 画面に表示する。 商談管理 ・商談に関わる見込客，商談名，商談詳細，関連商品名，顧客予算，プロジェクト 期間，見積額，受注確度，リスクレベル，商談状況，協業先，営業担当者，商品 担当者を商談情報として管理する。商談詳細は利用者の所属組織と役職を用いて 公開範囲を限定できる。 ・審査担当者は商談の営業担当者の氏名・所属組織・役職を確認することができ る。 提案りん議 ・新システムが提示する営業担当者の組織内で連なる役職者リストの中から，営業 担当者が承認者を指定し、りん議フローを作成する。本来の承認者が不在の場合 には，その上司を指定して備考欄に理由を記載する。 ・審査担当者は、営業部で誰が承認したのかを，新システムが提示するりん議フロ 一の中で、承認者の氏名・所属組織・役職で確認することができる。その際，新 システムは商談情報の②ある項目を利用して通切な承認者であるかどうかを判定 して、審査担当者の負担を軽減する。 営業日報 ・営業担当者は見込客への訪問内容の営業日報を作成し、上司に通知する。 商談分析 ・顧客の規模，業界などの属性，商談が関連する技術領域などの情報を基に契約金 額，成約率などを分析する。 ・ローコード開発機能によって，専門知識を有していなくても新しい分析帳票を容 易に作ることができる。 利用者管理 ・営業部と契約審査部の従業員を利用者として登録する。 ・必要な情報を人事システムから定期に取り込む。 ・人事異動があった場合は、新システムは関連する進行中のりん議フローを無効と し，営業担当者にりん議フローの再作成を促す。 表2新システムへのデータ移行内容 登録情報 移行内容 顧客 ・直近5年間に商談のあった顧客情報を移行する。 商談 ・直近5年間の商談情報を移行する。 利用者 ・商談ツールからは移行せず、人事システムから必要な項目を取得する。 〔G 部長のレビュー結果］ G 部長は要件定義の結果をレビューし，次の指摘をした。 ・③新システムに顧客情報を新規登録して顧客管理システムに連携する際に，顧客管 理システムに当該顧客情報が存在している場合がある。その場合は登録しようとし ている顧客情報と顧客管理システムの顧客情報とを比較できるようにするべきであ 台。 ・名刺サービスのデータを活用する上で，④検索結果が最新のデータか否かは営業担 当者の登録内容に依存するので，営業担当者の責任で確認することを営業部に申し 入れる必要がある。 ・名刺サービスの検索結果を新システムの顧客管理画面に表示する機能については， 新システムに関わる今後の変化を踏まえ検討するべきである。 ・商談ツールは参照専用のツールとして残しておくべきである。

共通の文章

不動産売買仲介システムの再構築に関する次の記述を読んで，設問に答えよ。 K社は不動産会社である。業務で利用している不動産売買仲介システム（以下、現 行システムという）の老朽化に伴い，新システムを構築することにした。 ［K社の不動産売買仲介の概要］ K社は、不動産売買仲介業務として、不動産物件（以下、物件という）の調査、評 価，売却希望の顧客（以下，売主という）と購入希望の顧客（以下、買主という）の 仲介及び売買契約のサポートをしている。売却と購入の申込みは、電話又は Webサイ トで受け付けており，専任の営業担当者が顧客と電話又は電子メール（以下、メール という）で連絡を取り合う。売主は，物件の売買を仲介するようにK社に依頼（以下， 媒介依頼という）し、媒介契約を締結する。この媒介契約によって、K社は売主に代 わって買主を探し，売買を成立させるための活動を行う。媒介契約には，一般媒介契 約，専任媒介契約，専属専任媒介契約の3種類があり，複数社との契約の可否及び売 主への営業活動報告の頻度が異なる。K社では，この報告頻度を契約別報告間隔とし て管理しており，一般媒介契約は20日以内に1回，専任媒介契約は14日以内に1回， 専属専任媒介契約は7日以内に1回としている。 K社は，他の不動産会社と物件情報を共有できる不動産情報ネットワークに加盟し ている。物件情報は、自社のWebサイト（以下、自社サイトという）だけでなく、こ の不動産情報ネットワークのシステム（以下、不動産情報システムという）にも適切 なタイミングで連携し、他の不動産会社と共有している。 〔現在の業務とシステムの概要］ K社は，現行システムを利用し、売主と買主の顧客情報，媒介契約情報及び物件情 報を管理している。また，営業担当者は，電話又はメールでやり取りした内容を折衝 履歴情報として登録し、過去のやり取りを確認できるようにしている。現在の主な業 務とシステムの概要は、次のとおりである。 （1） 媒介依頼 売主から媒介依頼を受けると、カスタマーセンターの担当者が氏名，住所，電話 番号，メールアドレス，勤務先などの顧客情報を登録する。また，物件の所在地， マンション又は一戸建てなどの物件の種類，売却理由などを媒介依頼の情報として 登録する。 K社では、物件の所在地によって営業担当者が一意に決まっており，新規に媒介 依頼があった場合、マネージャが現行システムに登録された媒介依頼の情報を確認 し、適切な営業担当者を割り当てる。また，マネージャは，営業担当者ごとの媒介 契約数を日々確認し、実績を把握している。営業担当者は，売主に電話又はメール で連絡を取り，詳細な情報を確認して現行システムに登録する。 営業担当者は、まず売主との初回面談を設定し、物件の詳細情報，売却希望価格， 売却スケジュール，媒介契約の種などを確認する。次に、外部の不動産登記情報 提供サービスを利用して不動産登記情報を取得し、名義人及び抵当権を確認した上 で物件の現地調査を行う。その後、営業担当者は社内の簡易査定システムを利用し て簡易な査定を実施し、査定結果を基に売主に売却価格を提案する。売主の承諾を 得た後，更に詳細な情報を収集し，外部の査定サービスを利用して正式な査定を実 施する。査定結果を現行システムに登録し、査定書を出力して売主にメール及び郵 便で送付する。 （2） 媒介契約 営業担当者は，現行システムに必要事項を登録し、媒介契約書を作成して売主と 媒介契約を締結する。媒介契約締結後，物件の基本情報，販売価格，物件の写真， 間取り情報，物件地図などを現行システムに物件情報として登録する。この際、営 業担当者は、過去のセールス内容を検索し、魅力的で効果的な紹介文を作成してい る。物件情報を登録後，売却許可の承認をマネージャに申請する。マネージャは， 申請内容を確認し、紹介文にK社として不適切な記載がないかどうかを目視でチェ ックしている。マネージャの承認後，物件情報を現行システムから自社サイト及び 不動産情報システムに連携する。これによって，自社サイトで公開し，不動産情報 システムで他の不動産会社と共有する。現行システムでは，媒介契約の状況を物件 ステータスとして管理しており、状況に応じて営業担当者が物件ステータスの値を 変更している。営業担当者は、各物件の物件ステータスの値から成約率を計算し 確認している。成約率は，過去も含め担当した媒介契約がどれだけ売買契約の締結 に至ったかを示し，営業担当者の長期的な業績や成果を評価するのに用いられる。 マネージャは、営業担当者ごとに各物件の物件ステータスの値の推移を日々確認し、 必要に応じて営業担当者に指示を出している。営業担当者は、物件への問合せ件数， 紹介件数，自社サイトへのアクセス件数，頻似物件の販売状況などを現行システム に登録し、営業活動報告書として売主へ定期的に報告する。 （3） 購入依頼 買主から物件の入依頼を受けると，カスタマーセンターの担当者が氏名，住所， 電話番号，メールアドレス、勤務先などの顧客情報を登録する。また、物件の希望 地域，物件の種，購入検討理由などを購入依頼の情報として登録する。 K社のマネージャは、購入依頼の情報を確認し、適切な営業担当者を割り当てる。 宮業担当者は，買主に電話又はメールで連絡を取り，詳細な希望条件を確認して現 行システムに登録する。その後，希望条件に基づいて適した物件を検索し、提案す る。 （4） 購入申込み 買主が購入を決定した場合，営業担当者は購入申込みの準備をする。購入申込書 を作成し、買主に確認と署名を依頼する。購入申込書を受領後，現行システムに申 込内容を登録する。その後，売買契約の締結に向けて売主と買主を仲介し，契約日、 価格などの条件を調整する。 （5） 売買契約 条件合意後，売主と買主の営業担当者は、必要書を収集し，現行システムに契 約条件などの情報を登録する。その情報を基に、重要事項説明書と売買契約書を作 成し，社内の審査部門へ申請する。審査部門の承認後，売買契約手続を調整し、売 主と買主が契約書に署名と押印をして契約を締結する。契約締結後，買主から売主 ～購入代金を支払い，所有権移転の手続を進める。 （6） 仲介手数料 省略。 ［新システムへの要望］ 新システムに対して，利用部門から次のような要望が出された。 ・簡易査定では，現行システムに登録した内容を簡易査定システムに入力している。 正式な査定でも、現行システムに登録した内容を査定サービスに入力している。 さらに，それぞれの査定結果も現行システムに入力しているので、作業の負担を 軽減したい。 ・①現在の業務を踏まえ、新規の媒介依頼があった場合にシステムで営業担当者を 割り当ててほしい。 ・媒介契約書及び営業活動報告書をメールと郵便で送っているので，売主から一元 的に管理しにくいという不満が生じている。売主が一元的に管理できるようにし てほしい。 ・営業担当者は，媒介契約の状況が変わるたびに現行システムで物件ステータスの 値を変更している。手動で変更していることによる対応漏れを防止し、作業の負 担を軽減したい。 ・物件情報に関する業務において、営業担当者とマネージャの作業の負担を軽減し たい。 ・現行システムを照会しながらグループウェアで顧客宛てのメールを作成している ので，入力誤りが発生している。入力誤りを減らし、作業の負担を軽減したい。 ・営業担当者の実績を可視化し，目標管理及び計画立案に活用させたい。また、マ ネージャが現在の業務で確認している営業担当者ごとの営業活動の状況を効率的 に確認できるようにしたい。 〔新システムの方針］ K社情報システム部の課長は、現行システムの機能を踏襲しつつ，新システムへ の要望を踏まえ、新システム構築の方針を次のように定め内容を検討した。 （1） 社内システム及び社外サービスとの連携強化 ・新システムと社内システム及び社外サービスとのデータ連携を自動化する仕組み を導入する。取得した情報を即時に新システムに反映させることによって、手動 でのデータ入力の工数を削減し、業務効率の向上を目指す。 （2） AI技術の導入 ・K社の業務ルールに沿った AIによる文章作成及び校正支援サービスを導入し， 物件情報に関する工数の削減効果を検証してから業務への適用を決定する。 （3） 売主との接点強化 ・売主との接点を強化するために、売主が取引状況を確認できる売主専用のWeb ペ ージ（以下、売主マイページという）を作成する。媒介契約を電子契約で実施し， 媒介契約書及び媒介契約の情報を売主マイページ上で表示できるようにする。ま た，営業活動報告書を売主マイページで報告できる機能を追加する。営業担当者 が営業活動報告書を作成して送付すると、売主マイページに表示されるようにす る。 （4） 業務自動化 ・新規の媒介依頼登録時に自動で営業担当者を割り当てる。 ・新システムにメールを送受信できる機能を導入し、顧客とのメールのやり取りを 一元管理できるようにする。また、メールでのやり取りを自動で②ある情報とし て登録し、経緯の追跡に役立てる。 ・営業活動報告書の報告漏れを防ぐために，直近の営業活動報告書の提出日を基に ③報告期限までの残日数を算出し，報告期限の3日前時点で営業活動報告書が未 報告であった場合，営業担当者へアラートを通知する。 ・処理内容に基づいて自動で物件ステータスの値を更新する機能を導入し，対応漏 れを防止する。物件ステータスの値を更新した際，必要に応じて自社サイト及び 不動産情報システムに情報を連携する。 新システムで検討している物件ステータスを表1に示す。 表1 新システムで検討している物件ステータス 物件ステータスの値 説明 物件登録中 物件を新規に登録している状態 公開中 物件が一般に公開されており、晴入希望者が閲覧可能な状態 商談中 購入希望者と商談が進行中の状態 購入申込済 商談が成立し，売買契約書の準備などの手続が進行中の状態 成約済 売主と買主との間で売買契約が締結された状態 決済済 売買契約が完了し、買主から売主へ購入資金が支払われた状態 売却済 最終に売主から買主に引き渡され、取引が完了した状態 媒介契約終了 成約に至らず媒介契約の契約期間が満了した状態 キャンセル 媒介契約が解除された状態 （5） データの可視化 ・営業担当者とマネージャが視覚的にデータを確認できるように，ダッシュボード 機能を導入する。営業担当者には，媒介契約数，折衝履歴件数及び成約率を確認 できるようにし，マネージャには現在の業務で確認している営業担当者ごとの状 況を確認できるようにする。 （6）マスター管理 ・地域マスターを管理し、営業担当者の担当地域を登録する。 ・メールテンプレートマスターを管理し、顧客とメールでやり取りする際のテンプ レートとして活用する。