업무·회의·주문 상황 대화

핵심 정리

업무 현장의 생활영어는 상대에게 정보를 묻고, 일정을 맞추고, 제안하거나 이의를 말하는 짧은 질문과 답으로 이루어진다. 시험에서는 상황에 맞는 말을 고르는 문제로 나오므로, 각 표현이 어떤 기능을 하는지를 먼저 잡아 두어야 한다. 표현 하나하나를 외우기보다 누구에게 무엇을 묻는지를 기준으로 묶어 보면 선지를 가르기 쉽다.

먼저 사람과 시간을 묻는 표현이 있다. 사무실 기기 문제에서 담당자를 알고 싶을 때는 Who should I talk to about this?처럼 누구와 이야기해야 하는지 묻는다. 일을 끝낼 예정 시점을 물을 때는 When do you think you're going to get it done?처럼 완료 시점을 묻는다. 시점을 묻는 말과 기간을 묻는 말은 서로 다른 질문이므로 시점과 기간은 다른 질문 구분해야 한다. How long will it take은 어떤 일이 끝나거나 도착하기까지 걸리는 시간을 묻는 표현이다.

제안과 확인에 관한 표현도 대화의 흐름을 바꾼다. ‘Should we also ~?’는 기존 계획에 덧붙여 무엇을 함께 하자고 제안하는 표현이다. 제안을 받은 쪽은 기존 계획을 기준으로 수락할지 정하면 된다. 두 대상을 비교해 설명을 듣고 싶을 때는 'What’s the difference between A and B?'처럼 묻는다. 이 질문은 두 대상의 차이를 묻는 표현이므로, 답도 차이를 말하는 방향으로 맞춘다.

업무 영어에서 주문(order)은 흔히 구매와 판매의 합의를 가리킨다. 상업 거래에서 견적은 구속력이 없는 협상 과정의 일부이고, 주문이 계약이 되려면 청약과 승낙으로 이루어진 합의가 있어야 한다. 그래서 주문 상황의 대화에서는 가격이나 수량을 확정하기 전에 무엇이 합의되었는지 확인하는 말이 중요하다.

문제를 풀 때는 발문이 묻는 기능을 먼저 확인한다. 담당자, 시점, 기간, 일정, 연결, 비교, 제안 중 무엇을 묻는지 정하고 나면 선지가 자연히 줄어든다. 응답은 질문과 같은 주제를 받아야 자연스럽다는 점도 함께 기억해 두자. 기능부터 파악한다

자세히

위 표는 앞에서 본 기능과 표현을 한눈에 모은 것이다. 시험에서는 기능과 표현을 짝지어 기억해 두면 된다.

담당자 연결과 전화 응대

업무 대화에서 담당자가 바로 나오지 않으면 상대에게 사람을 바꿔 달라고 말해야 한다. 누구를 찾는지부터 분명히 말하는 것이 상대에게도 도움이 된다. 담당자를 연결해 달라고 요청 담당자에게 전화를 연결해 달라고 요청할 때는 'Can you please transfer me to ~?'로 말한다. 현재 통화 상대가 해결하지 못하는 문제라면 이렇게 요청하는 것이 가장 직접적이다. 내 문제를 처음부터 다시 설명하기보다 담당자를 연결하는 편이 대화를 짧게 끝낸다.