Từ vựng văn phòng, tài liệu và cuộc họp

Từ vựng về tài liệu và biểu mẫu

Từ vựng về tài liệu và biểu mẫu bao gồm tên các vật được viết ra ở văn phòng (tài liệu họp, hồ sơ, biểu mẫu, báo cáo) cùng với các động từ thường đi kèm với chúng. Trong đề thi, điều được kiểm tra là cặp danh từ và động từ phù hợp, cũng như cách đọc các chữ kanji thường xuất hiện trên tài liệu.

Danh từ chỉ tài liệu

• 資料(しりょう, tài liệu) — tài liệu viết được chuẩn bị để đọc hoặc dùng trong cuộc họp và buổi thuyết trình. Đọc là しりょう (資 = し không có dakuten, 料 = りょう), không phải じりょう hay しりゅう. Động từ thường đi kèm: 作る(つくる, làm ra), 配る(くばる, phát cho mọi người), và 確認する(かくにん, kiểm tra). 例) 発表の資料を先に作っておきました。

• 書類(しょるい, hồ sơ/giấy tờ) — tập hợp các văn bản chính thức được nộp cho cấp trên hoặc cơ quan, và cũng có thể là hồ sơ được photocopy với số lượng lớn. Đọc là しょるい (書 = しょ, 類 = るい). 例) 書類を課長に出しておきます。

• 用紙(ようし, giấy biểu mẫu) — tờ giấy trống được chuẩn bị để điền vào. Đọc là ようし. 例) 用紙に必要事項を記入してください。

• 申込書(もうしこみしょ, đơn đăng ký) — biểu mẫu dùng để đăng ký, đặt chỗ hoặc nộp đơn xin, thường có các thông tin cá nhân như địa chỉ và số điện thoại. 例) 参加を希望する方は申込書に記入してください。

• 報告書(ほうこくしょ, báo cáo bằng văn bản) — tài liệu ghi lại kết quả công việc hoặc hoạt động. 例) 出張の報告書をまとめました。

• 図面(ずめん, bản vẽ/sơ đồ kỹ thuật) — bản vẽ kỹ thuật hoặc thiết kế của công trình xây dựng và máy móc. Khác với 地図(ちず, bản đồ) dùng để thể hiện khu vực và đường xá.

Hậu tố -書 cho biết đây là tài liệu viết và được đọc là しょ, như trong 申込書, 報告書, và 申請書(しんせいしょ, đơn xin/hồ sơ đề nghị).

Động từ đi kèm với tài liệu

• 提出する(ていしゅつする, nộp/trình nộp) — nộp tài liệu cho cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền, thường có thời hạn. Mẫu thường dùng là 〜を提出する và dạng yêu cầu lịch sự 提出してください. 例) 申請書は月末までに提出してください。

• 渡す(わたす, trao tận tay) — đưa thứ gì đó trực tiếp cho một người cụ thể. Khác với 提出 vốn nhấn mạnh việc nộp cho cơ quan có thẩm quyền. 例) 完成した書類を部長に渡しました。

• 確認する(かくにん, kiểm tra/xác nhận) — kiểm tra nội dung để đảm bảo đúng và đầy đủ, ví dụ trước cuộc họp hoặc trước khi nộp tài liệu. 例) 送信する前に、もう一度内容を確認します。

• 印刷する(いんさつする, in ấn) — nhân bản tài liệu hoặc dữ liệu bằng máy in. 例) 会議用のデータを印刷しておきます。

• 用意する(ようい, chuẩn bị) — sắp xếp sẵn thứ gì đó từ trước. Mẫu thường dùng là 〜を用意しておく và 用意しておいてください. 例) お客様のために飲み物を用意しておきます。

• 書く(かく, viết) — dùng để điền biểu mẫu: 用紙に名前や住所を書く.

Cách đọc kanji thường được kiểm tra

• 住所(じゅうしょ, địa chỉ) — 住 đọc là じゅう, 所 đọc là しょ. Cách đọc ちゅう hay じょう không đúng với từ này.

• 名前(なまえ, tên) — là cách đọc kun-yomi cần ghi nhớ, vì không thể suy ra từ on-yomi của 名 (めい) và 前 (ぜん/まえ).

• 電話(でんわ, điện thoại) — on-yomi: 電 = でん, 話 = わ. Cách đọc てんわ hoặc でんは là sai.

Các từ thường gây nhầm lẫn

Một số từ sau nghe giống thuật ngữ văn phòng, nhưng không phù hợp với tài liệu hay biểu mẫu.

• 注文(ちゅうもん, đặt hàng) — đặt mua hàng hóa hoặc đồ ăn, không phải nộp hay chuẩn bị tài liệu. 例) 昼食を注文しました。

• 出勤(しゅっきん, đi làm), 欠勤(けっきん, nghỉ làm), và 欠席(けっせき, vắng mặt ở cuộc họp hoặc lớp học) — cả ba đều liên quan đến việc có mặt, không liên quan đến tài liệu. 例) 体調不良で欠勤しました。

• 残業(ざんぎょう, làm thêm giờ) và 出張(しゅっちょう, công tác) — cả hai đều là hoạt động công việc, nhưng không diễn tả hành động đối với tài liệu. 例) 来月は地方へ出張します。

• 休憩(きゅうけい, nghỉ giải lao), 掃除(そうじ, dọn dẹp), 相談(そうだん, tham khảo ý kiến), 連絡(れんらく, thông báo liên lạc), và 返信(へんしん, hồi âm) — mỗi từ chỉ một hoạt động khác với việc kiểm tra hoặc nộp tài liệu. 例) 上司に相談してから決めます。

• 削除(さくじょ, xóa bỏ), 交換(こうかん, trao đổi/thay thế), 退社(たいしゃ, tan làm/rời công ty), và 出発(しゅっぱつ, khởi hành) — không phù hợp với đối tượng là tài liệu được chuẩn bị hoặc nộp.

• 荷物(にもつ, hành lý/đồ đạc), 予定(よてい, lịch trình), và 切符(きっぷ, vé) — là đồ vật hoặc kế hoạch không được photocopy để dùng trong cuộc họp.

• 給料(きゅうりょう, lương), 遅刻(ちこく, đi muộn), và 失礼(しつれい, thất lễ hoặc xin lỗi/cáo lui) — không liên quan đến tài liệu được soạn thảo hay phát cho mọi người.

• 利用(りよう, sử dụng) — việc dùng một thứ gì đó, không phải vật được tạo ra để dùng trong cuộc họp. 例) このサービスを利用してください。

• 地図(ちず, bản đồ), 教科書(きょうかしょ, sách giáo khoa), và 時計(とけい, đồng hồ) — không phải biểu mẫu để điền thông tin cá nhân.