Kosakata Kantor dan Laporan

Ungkapan lapor dan minta pemeriksaan

Untuk melapor kepada atasan bahwa pekerjaan sudah selesai, dùng mẫu 「〜ができました」(〜ga dekimashita, đã xong/hoàn thành) hoặc 「〜が終わりました」(〜ga owarimashita, đã kết thúc/đã xong). Mẫu 「〜ができました」 diễn đạt rằng kết quả công việc như 「報告書(ほうこくしょ, báo cáo bằng văn bản)」 hoặc 「資料(しりょう, tài liệu/hồ sơ)」 đã sẵn sàng. Thể 「ました」 biểu thị trạng thái đã xảy ra, nên phù hợp để báo cáo. Ví dụ: 「課長、資料ができました。」(Thưa trưởng phòng, tài liệu đã xong ạ.)

Để đồng thời đề nghị kiểm tra, thêm 「ご確認をお願いします(ごかくにんをおねがいします, xin vui lòng kiểm tra)」 sau câu báo cáo. Thể 「ご確認いただけますか(ごかくにんいただけますか, Anh/Chị có thể kiểm tra giúp không ạ?)」 lịch sự hơn và thường được dùng với cấp trên. Ví dụ: 「報告書ができました。ご確認いただけますか。」 Mẫu tương tự cũng được dùng trong 「資料を送りました。ご確認をお願いします。」 và 「報告書を作りました。確認をお願いします。」

Để hỏi tình trạng gửi hoặc nhận, dùng dạng nghi vấn 「〜ましたか」 hoặc 「〜ていますか」. Ví dụ: 「資料はもう送りましたか(しりょうはもうおくりましたか, tài liệu đã gửi chưa?)」 Mẫu 「届いていますか(とどいていますか, đã đến chưa?)」 được dùng để xác nhận báo cáo đã được nhận. Để xác nhận cấp trên đã kiểm tra, dùng 「確認していただけましたか(かくにんしていただけましたか, Anh/Chị đã kiểm tra giúp chưa ạ?)」

Để trả lời cấp trên khi được hỏi việc kiểm tra đã xong chưa, dùng 「確認が終わりました」 Để hỏi về tính đúng đắn của nội dung, dùng 「内容(ないよう, nội dung)に間違いはありませんか(まちがいはありませんか, có sai sót gì không?)」

Các điểm khác biệt cần ghi nhớ:

• まだ〜ていません / 〜はまだです — chưa; trái nghĩa với báo cáo đã xong. 例) 「資料はまだ作っていません。」
• 〜てもいいですか — xin phép, không phải báo cáo. 例) 「確認してもいいですか。」
• 〜ましょうか — lời đề nghị từ người nói. 例) 「書きましょうか。」
• 〜てください / 〜をください — yêu cầu người khác làm hoặc đưa cho điều gì. 例) 「見せてください。」
• 〜をもらいました / 〜を忘れました / 〜を捨てました — nhận từ người khác, quên, hoặc vứt bỏ; không phù hợp với báo cáo kết quả công việc của chính mình.
• 〜を作っていただけますか / 〜をお願いします — yêu cầu người khác làm điều gì đó.
• 〜つもりです / 〜ておきます / 〜ます (rencana) — diễn đạt kế hoạch chưa xảy ra.

Cách nói lịch sự tại nơi làm việc

Tại nơi làm việc có một số cách nói thường dùng cần ghi nhớ cùng với tình huống sử dụng.

• お疲れさまです / お疲れさまでした — lời chào hoặc lời ghi nhận công sức của đồng nghiệp; không phải lời xin lỗi. 例) 「お疲れさまです。」 khi gặp đồng nghiệp ở văn phòng.
• お先に失礼します(おさきにしつれいします, xin lỗi, tôi về trước) — nói khi về trước đồng nghiệp.
• ありがとうございます / ありがとうございました — lời cảm ơn; 「ございました」 dùng cho việc đã hoàn thành.
• いただきます / ごちそうさまでした — nói trước và sau khi ăn.
• おめでとうございます / いってらっしゃい — lời chúc mừng, và lời nói với người sắp đi.