Từ vựng cơ quan hành chính và bưu điện

Thủ tục giấy tờ tại quầy

Tại 役所(やくしょ, cơ quan hành chính nhà nước) và 郵便局(ゆうびんきょく, bưu điện), dịch vụ được cung cấp tại 窓口(まどぐち, quầy tiếp nhận). Để làm thủ tục giấy tờ, người ta thường điền 申請書(しんせいしょ, đơn xin), xuất trình giấy tờ tùy thân, thanh toán 手数料(てすうりょう, phí thủ tục), rồi nộp tất cả cho nhân viên. Trong kỳ thi, thường kiểm tra trình tự các bước, giấy tờ cần mang theo, cũng như các cách nói khi hỏi và đề nghị tại quầy.

Trình tự các bước được đánh dấu bằng từ chỉ thời gian và thứ tự.

• 先に(さきに, trước tiên) — diễn tả hành động được thực hiện trước hành động khác. 例) 先に申請書を書いてから、窓口に出します。
• 後で(あとで, sau đó) — diễn tả hành động được thực hiện sau. 例) 印鑑は後で持ってきても大丈夫です。
• まず(trước hết) — đánh dấu bước đầu tiên. 例) まず番号札を取ってください。
• 〜てから(sau khi đã ...) — đánh dấu hành động phải hoàn thành trước hành động tiếp theo. 例) 記入が終わってから、もう一度ここへ来てください。

Cần lưu ý các điều kiện về xác minh danh tính và thanh toán tại quầy. 本人確認(ほんにんかくにん, xác minh danh tính) thường được thực hiện bằng giấy tờ có ảnh, ví dụ 写真付きの免許証(しゃしんつきのめんきょしょう, bằng lái xe có ảnh). 印鑑(いんかん, con dấu/triện) không phải lúc nào cũng cần; đối với một số giấy tờ như 住民票(じゅうみんひょう, phiếu cư trú), không bắt buộc đóng dấu. 手数料は窓口で現金(げんきん, tiền mặt)で払うことが多いです。

Các quy định về xác minh danh tính vẫn có hiệu lực ngay cả khi đăng ký qua internet. Việc đăng ký trực tuyến cho 国民健康保険証(こくみんけんこうほけんしょう, thẻ bảo hiểm y tế quốc dân) giúp việc nộp đơn dễ dàng hơn, nhưng giấy tờ 本人確認 vẫn phải xuất trình trực tiếp tại quầy.

Để làm thủ tục thay đổi địa chỉ, thường thực hiện tại 市役所(しやくしょ, tòa thị chính) ở quầy phù hợp. 例) 住所の変更は、市役所の窓口でできます。

Khi làm thủ tục giấy tờ, người ta thường được yêu cầu điền 申請書の欄(らん, ô/mục) trên đơn. Nếu ô địa chỉ còn trống, nhân viên thường nói 〜ていただけますか (xin vui lòng ... được không ạ?). 例) 住所の欄を書いていただけますか。

• 代理(だいり, người đại diện) — người nhận giấy tờ thay cho người khác. Trường hợp này cần 委任状(いにんじょう, giấy ủy quyền). Nếu tự đến nhận thì không cần giấy ủy quyền.
• 番号札(ばんごうふだ, phiếu số thứ tự) — lấy từ máy gần cửa vào, và được gọi khi đến lượt. 例) 番号札を取って、呼ばれるまで座って待ちます。
• 〜ておく(làm trước, chuẩn bị sẵn) — 例) 証明書の受け取りに必要な書類を用意しておいてください。

Sự khác nhau giữa giờ mở quầy và giờ phục vụ cũng thường được kiểm tra. 受付時間(うけつけじかん, giờ tiếp nhận) và 発行(はっこう, cấp phát) giấy tờ có thể có thời hạn khác nhau. 例) 窓口は五時まで開いていますが、証明書の発行は四時までです。

Đối với giấy tờ bị mất, ví dụ 保険証(ほけんしょう, thẻ bảo hiểm) bị 紛失(ふんしつ, thất lạc), việc cấp lại hay 再発行(さいはっこう, cấp lại) cần 届け出の控え(とどけでのひかえ, bản sao giấy trình báo) từ 警察(けいさつ, cảnh sát). Người chưa trình báo phải báo cảnh sát trước. 例) 財布をなくしたら、まず警察に届けを出してください。

Khi được hỏi cách điền giấy tờ, phản ứng phù hợp là hỏi lại mục cần đề cập. 例) どの欄ですか。確認します。

Gửi bưu phẩm (速達)

Tại 郵便局(ゆうびんきょく, bưu điện), dịch vụ gửi được chọn theo tốc độ, chi phí và loại hàng hóa. Trong kỳ thi, thường xuất hiện việc lựa chọn loại dịch vụ và lý do lựa chọn, cũng như cách diễn đạt để đề nghị với nhân viên quầy.

• 速達(そくたつ, chuyển phát nhanh) — dịch vụ gửi được đẩy nhanh với phí bổ sung. Chọn khi hàng cần đến nơi nhanh hơn. 例) 明日までに届けたいので、速達でお願いします。
• 普通郵便(ふつうゆうびん, thư thường) — dịch vụ tiêu chuẩn, rẻ hơn nhưng chậm hơn 速達. Chọn khi hàng không gấp. 例) 急ぎではないので、普通郵便で送ってください。
• 航空便(こうくうびん, đường hàng không) — gửi bằng đường hàng không; nhanh hơn nhưng thường đắt hơn. 例) 早く届けたいので、航空便にします。
• 船便(ふなびん, đường biển) — gửi bằng đường biển; rẻ hơn nhưng mất nhiều thời gian hơn, có thể lên đến vài tuần. 例) 荷物が重いので、船便で送りたいです。
• 〜んですが(cách nói lịch sự khi đề nghị) — dùng để nói mong muốn một cách nhẹ nhàng tại quầy. 例) この荷物を船便で送りたいんですが。
• 速達でお願いします — cách nói chuẩn để yêu cầu một dịch vụ cụ thể với nhân viên. 例) この手紙を速達でお願いします。