비서 영어회화 업무

전화응대

전화응대는 걸려 온 전화에 정중하게 응대하여 상대의 용건을 파악하고 상사에게 정확히 전달하는 업무이다. 응대 인사로 회사명과 자신의 이름을 먼저 밝히고, 용건 파악을 통해 상사에게 연결할지 메시지를 받을지 결정한다. 상사가 부재 중이거나 통화 중, 회의 중이면 상황을 있는 그대로 알리되 상사의 업무를 방해하지 않도록 메시지 수신 및 전달이나 회신 약속을 제안해야 한다. 회의 중에는 'He is in a meeting right now. May I take a message or have him call you back?'처럼 상황을 알리고 메시지 또는 회신을 묻는 표현이 적절하다. 통화 중에는 'He is on another line. Would you like to hold or leave a message?'처럼 기다릴지 메시지를 남길지 선택하게 하는 것이 정중한 응대이다. 전화 연결은 상사가 받을 수 있을 때만 하며, 회의 중에는 연결하지 않고 메시지를 받는다.