Kosakata Kantor, Dokumen, dan Rapat

Kosakata dokumen dan formulir

Kosakata dokumen dan formulir mencakup nama benda tertulis di kantor (bahan rapat, berkas, formulir, laporan) beserta kata kerja yang biasa dipasangkan dengannya. Dalam soal, yang diuji adalah pasangan kata benda dan kata kerja yang tepat, serta cara baca kanji yang sering muncul pada dokumen.

Kata benda dokumen

• 資料(しりょう, bahan/dokumen) — bahan tertulis yang disiapkan untuk dibaca atau dipakai dalam rapat dan presentasi. Dibaca しりょう (資 = し tanpa dakuten, 料 = りょう), bukan じりょう atau しりゅう. Kata kerja yang lazim: 作る(つくる, membuat), 配る(くばる, membagikan), dan 確認する(かくにん, memeriksa). 例) 発表の資料を先に作っておきました。

• 書類(しょるい, dokumen/berkas) — kumpulan dokumen resmi yang diserahkan kepada atasan atau instansi, dan juga bisa berupa berkas yang difotokopi dalam jumlah banyak. Dibaca しょるい (書 = しょ, 類 = るい). 例) 書類を課長に出しておきます。

• 用紙(ようし, kertas formulir) — lembar kertas kosong yang disediakan untuk diisi. Dibaca ようし. 例) 用紙に必要事項を記入してください。

• 申込書(もうしこみしょ, formulir permohonan) — formulir untuk mendaftar, memesan, atau mengajukan permohonan, yang biasanya memuat data diri seperti alamat dan nomor telepon. 例) 参加を希望する方は申込書に記入してください。

• 報告書(ほうこくしょ, laporan tertulis) — dokumen berisi laporan hasil pekerjaan atau kegiatan. 例) 出張の報告書をまとめました。

• 図面(ずめん, gambar rancangan/denah) — gambar teknik atau rancangan bangunan dan mesin. Berbeda dengan 地図(ちず, peta) yang menggambarkan wilayah dan jalan.

Suffix -書 menandakan dokumen tertulis dan dibaca しょ, seperti 申込書, 報告書, dan 申請書(しんせいしょ, formulir pengajuan).

Kata kerja yang dipasangkan dengan dokumen

• 提出する(ていしゅつする, menyerahkan/mengumpulkan) — menyerahkan dokumen kepada atasan atau pihak yang berwenang, biasanya dengan batas waktu. Pola yang dipakai adalah 〜を提出する dan bentuk permintaan sopan 提出してください. 例) 申請書は月末までに提出してください。

• 渡す(わたす, menyerahkan langsung) — memberikan sesuatu langsung kepada orang tertentu. Berbeda dari 提出 yang menekankan pengumpulan kepada pihak berwenang. 例) 完成した書類を部長に渡しました。

• 確認する(かくにん, memeriksa/memastikan) — memeriksa isi agar benar dan lengkap, misalnya sebelum rapat atau sebelum dokumen diserahkan. 例) 送信する前に、もう一度内容を確認します。

• 印刷する(いんさつする, mencetak) — memperbanyak dokumen atau data dengan mesin cetak. 例) 会議用のデータを印刷しておきます。

• 用意する(ようい, menyiapkan) — menyediakan sesuatu sebelumnya. Pola yang lazim adalah 〜を用意しておく dan 用意しておいてください. 例) お客様のために飲み物を用意しておきます。

• 書く(かく, menulis) — dipakai untuk mengisi formulir: 用紙に名前や住所を書く.

Cara baca kanji yang sering diuji

• 住所(じゅうしょ, alamat) — 住 dibaca じゅう, 所 dibaca しょ. Bacaan ちゅう atau じょう tidak tepat untuk kata ini.

• 名前(なまえ, nama) — bacaan kun-yomi yang harus dihafal, karena tidak dapat diturunkan dari on-yomi 名 (めい) dan 前 (ぜん/まえ).

• 電話(でんわ, telepon) — on-yomi: 電 = でん, 話 = わ. Bentuk てんわ atau でんは keliru.

Kata yang sering menjadi pengecoh

Beberapa kata berikut terdengar seperti istilah kantor, tetapi tidak cocok dengan dokumen atau formulir.

• 注文(ちゅうもん, pesanan) — memesan barang atau makanan, bukan menyerahkan atau menyiapkan dokumen. 例) 昼食を注文しました。

• 出勤(しゅっきん, masuk kerja), 欠勤(けっきん, tidak masuk kerja), dan 欠席(けっせき, tidak hadir di rapat atau kelas) — ketiganya berkaitan dengan kehadiran, bukan dokumen. 例) 体調不良で欠勤しました。

• 残業(ざんぎょう, lembur) dan 出張(しゅっちょう, perjalanan dinas) — keduanya kegiatan kerja, tetapi tidak menyatakan tindakan terhadap dokumen. 例) 来月は地方へ出張します。

• 休憩(きゅうけい, istirahat), 掃除(そうじ, bersih-bersih), 相談(そうだん, konsultasi), 連絡(れんらく, pemberitahuan), dan 返信(へんしん, balasan) — masing-masing menunjukkan kegiatan yang berbeda dari memeriksa atau menyerahkan dokumen. 例) 上司に相談してから決めます。

• 削除(さくじょ, penghapusan), 交換(こうかん, pertukaran), 退社(たいしゃ, pulang kerja), dan 出発(しゅっぱつ, keberangkatan) — tidak cocok dengan objek dokumen yang disiapkan atau diserahkan.

• 荷物(にもつ, barang bawaan), 予定(よてい, jadwal), dan 切符(きっぷ, tiket) — benda atau rencana yang tidak difotokopi untuk rapat.

• 給料(きゅうりょう, gaji), 遅刻(ちこく, terlambat), dan 失礼(しつれい, permisi atau tidak sopan) — tidak berkaitan dengan dokumen yang dibuat atau dibagikan.

• 利用(りよう, pemanfaatan) — pemakaian sesuatu, bukan benda yang dibuat untuk rapat. 例) このサービスを利用してください。

• 地図(ちず, peta), 教科書(きょうかしょ, buku pelajaran), dan 時計(とけい, jam) — bukan formulir yang diisi dengan data pribadi.

• 掃除(そうじ, bersih-bersih) juga bukan kegiatan yang dilakukan terhadap dokumen.