Kosakata kantor pemerintahan dan pos

Pengurusan dokumen di loket

Di 役所(やくしょ, kantor pemerintah) dan 郵便局(ゆうびんきょく, kantor pos), layanan diberikan di 窓口(まどぐち, loket). Untuk mengurus dokumen, orang biasanya mengisi 申請書(しんせいしょ, formulir permohonan), menunjukkan identitas, membayar 手数料(てすうりょう, biaya administrasi), lalu menyerahkan semuanya kepada petugas. Dalam ujian, yang sering diuji adalah urutan langkah, syarat yang harus dibawa, serta ungkapan yang dipakai saat bertanya dan meminta sesuatu di loket.

Urutan langkah ditandai dengan kata penunjuk waktu dan urutan.

• 先に(さきに, lebih dulu) — menyatakan tindakan yang dilakukan sebelum tindakan lain. 例) 先に申請書を書いてから、窓口に出します。
• 後で(あとで, nanti) — menyatakan tindakan yang dilakukan belakangan. 例) 印鑑は後で持ってきても大丈夫です。
• まず(pertama-tama) — menandai langkah pertama. 例) まず番号札を取ってください。
• 〜てから(setelah melakukan ...) — menandai tindakan yang harus selesai sebelum tindakan berikutnya. 例) 記入が終わってから、もう一度ここへ来てください。

Syarat identitas dan pembayaran di loket perlu diperhatikan. 本人確認(ほんにんかくにん, verifikasi identitas) biasanya dilakukan dengan dokumen yang memuat foto, misalnya 写真付きの免許証(しゃしんつきのめんきょしょう, SIM dengan foto). Cap 印鑑(いんかん, cap/stempel) tidak selalu diperlukan; untuk beberapa dokumen seperti 住民票(じゅうみんひょう, surat keterangan domisili), cap tidak wajib. 手数料は窓口で現金(げんきん, uang tunai)で払うことが多いです。

Ketentuan verifikasi identitas tetap berlaku meskipun pendaftaran dilakukan lewat internet. Pendaftaran online untuk 国民健康保険証(こくみんけんこうほけんしょう, kartu asuransi kesehatan nasional) memudahkan pengajuan, tetapi dokumen 本人確認 tetap harus ditunjukkan langsung di loket.

Untuk mengurus perubahan alamat, biasanya dilakukan di 市役所(しやくしょ, kantor pemerintah kota) pada loket yang sesuai. 例) 住所の変更は、市役所の窓口でできます。

Saat mengurus dokumen, orang sering diminta mengisi 申請書の欄(らん, kolom). Jika kolom alamat kosong, petugas biasanya berkata 〜ていただけますか (bisakah Anda ...). 例) 住所の欄を書いていただけますか。

• 代理(だいり, perwakilan) — orang yang mengambil dokumen atas nama orang lain. Untuk ini diperlukan 委任状(いにんじょう, surat kuasa). Jika mengambil sendiri, surat kuasa tidak diperlukan.
• 番号札(ばんごうふだ, nomor antrean) — diambil dari mesin di dekat pintu masuk, lalu dipanggil ketika giliran tiba. 例) 番号札を取って、呼ばれるまで座って待ちます。
• 〜ておく(melakukan sesuatu di muka / bersiap) — 例) 証明書の受け取りに必要な書類を用意しておいてください。

Perbedaan jam buka loket dan jam layanan juga sering diuji. 受付時間(うけつけじかん, jam penerimaan) dan 発行(はっこう, penerbitan) dokumen bisa memiliki batas waktu yang berbeda. 例) 窓口は五時まで開いていますが、証明書の発行は四時までです。

Untuk dokumen yang hilang, misalnya 保険証(ほけんしょう, kartu asuransi) yang 紛失(ふんしつ, hilang), penerbitan ulang atau 再発行(さいはっこう, penerbitan ulang) memerlukan 届け出の控え(とどけでのひかえ, salinan laporan) dari 警察(けいさつ, polisi). Orang yang belum melapor harus melapor ke polisi terlebih dahulu. 例) 財布をなくしたら、まず警察に届けを出してください。

Saat ditanya cara mengisi dokumen, respons yang wajar adalah menanyakan bagian yang dimaksud. 例) どの欄ですか。確認します。

Pengiriman pos (速達)

Di 郵便局(ゆうびんきょく, kantor pos), layanan pengiriman dipilih sesuai kecepatan, biaya, dan jenis barang. Dalam ujian, pilihan jenis layanan dan alasan pemilihannya sering muncul, begitu pula ungkapan untuk menyampaikan permintaan kepada petugas loket.

• 速達(そくたつ, pos kilat) — layanan pengiriman yang dipercepat dengan biaya tambahan. Dipilih jika barang harus sampai lebih cepat. 例) 明日までに届けたいので、速達でお願いします。
• 普通郵便(ふつうゆうびん, surat biasa) — layanan standar yang lebih murah tetapi lebih lambat dibanding 速達. Dipilih jika barang tidak mendesak. 例) 急ぎではないので、普通郵便で送ってください。
• 航空便(こうくうびん, pos udara) — pengiriman lewat udara; lebih cepat tetapi biayanya biasanya lebih mahal. 例) 早く届けたいので、航空便にします。
• 船便(ふなびん, pos laut) — pengiriman lewat laut; lebih murah tetapi membutuhkan waktu lebih lama, bisa sampai beberapa minggu. 例) 荷物が重いので、船便で送りたいです。
• 〜んですが(permintaan yang sopan) — dipakai untuk menyampaikan keinginan dengan halus di loket. 例) この荷物を船便で送りたいんですが。
• 速達でお願いします — ungkapan standar untuk meminta layanan tertentu kepada petugas. 例) この手紙を速達でお願いします。