Office and Report Vocabulary

Expressions for reporting and requesting a check

To report to a superior that work is finished, use the pattern 「〜ができました」(〜ga dekimashita, it is finished/ready) or 「〜が終わりました」(〜ga owarimashita, it is finished). The pattern 「〜ができました」 states that a work result such as 「報告書(ほうこくしょ, written report)」 or 「資料(しりょう, material/document)」 is ready. The 「ました」 form indicates a state that has already occurred, so it suits reports. Example: 「課長、資料ができました。」(Section chief, the document is ready.)

To request a check at the same time, add 「ご確認をお願いします(ごかくにんをおねがいします, please check it)」 after the report statement. The form 「ご確認いただけますか(ごかくにんいただけますか, would you be able to check it?)」 is more polite and is commonly used toward superiors. Example: 「報告書ができました。ご確認いただけますか。」 A similar pattern is also used in 「資料を送りました。ご確認をお願いします。」 and 「報告書を作りました。確認をお願いします。」

To ask about the status of sending or receiving, use the question form 「〜ましたか」 or 「〜ていますか」. Example: 「資料はもう送りましたか(しりょうはもうおくりましたか, have you already sent the document?)」 The form 「届いていますか(とどいていますか, has it arrived?)」 is used to confirm that a report has been received. To confirm that a superior has checked it, use 「確認していただけましたか(かくにんしていただけましたか, have you been able to check it?)」

To answer a superior who asks whether the check has been completed, use 「確認が終わりました」 To ask whether the content is correct, use 「内容(ないよう, content)に間違いはありませんか(まちがいはありませんか, is there no mistake?)」

Differences to keep in mind:

• まだ〜ていません / 〜はまだです — not yet; the opposite of a completed report. 例) 「資料はまだ作っていません。」
• 〜てもいいですか — asking for permission, not reporting. 例) 「確認してもいいですか。」
• 〜ましょうか — an offer from the speaker. 例) 「書きましょうか。」
• 〜てください / 〜をください — asking another person to do something or to give something. 例) 「見せてください。」
• 〜をもらいました / 〜を忘れました / 〜を捨てました — received from another person, forgot, or threw away; not suitable for reporting one's own work result.
• 〜を作っていただけますか / 〜をお願いします — asking another person to make something.
• 〜つもりです / 〜ておきます / 〜ます (plan) — expressing a plan that has not yet happened.

Polite expressions at the workplace

At the workplace there are routine expressions that must be memorized together with the situations in which they are used.

• お疲れさまです / お疲れさまでした — a greeting or expression of appreciation for a colleague's work; not an apology. 例) 「お疲れさまです。」 when meeting a colleague at the office.
• お先に失礼します(おさきにしつれいします, excuse me, I am leaving first) — said when leaving before a colleague.
• ありがとうございます / ありがとうございました — an expression of thanks; 「ございました」 is used for something that has already been completed.
• いただきます / ごちそうさまでした — said before and after eating.
• おめでとうございます / いってらっしゃい — an expression of congratulations, and an expression said to someone who is about to leave.