Polite Verb Forms

Expressions for inviting someone to eat together

The invitation expression (誘い, さそい, invitation) in Japanese is used to invite the listener to do something together, such as having lunch or dinner. An invitation is usually accompanied by the word 一緒に(いっしょに, together) and is made with the polite patterns below.

• 〜ませんか(〜masen ka, would you like to ...?) — the most common invitation pattern. The 〜ます form is changed to the negative and か is added. Example: 「明日の夜、一緒にご飯を食べませんか。」
• 〜に行きませんか(〜ni ikimasen ka, would you like to go ...?) — a verb in the 〜に (purpose) form is followed by 行きませんか to invite someone to go and do something. Example: 「週末、映画を見に行きませんか。」
• 〜いかがですか / 〜どうですか(〜ikaga desu ka / 〜dou desu ka, how about ...?) — a softer invitation or offer. Example: 「お茶でもいかがですか。」
• いいですね。ぜひ行きましょう。(いいですね。ぜひいきましょう, that's nice. Let's definitely go.) — an expression for accepting an invitation with pleasure. Example: 「それはいいですね。ぜひ行きましょう。」

Invitations are often confused with other patterns that look similar. The differences should be noted:

• 〜てもいいですか(〜temo ii desu ka, may I ...?) — asks for permission for oneself, not an invitation to the listener. Example: 「ここで休んでもいいですか。」
• 〜たいです(〜tai desu, want to ...) — expresses the speaker's desire. Example: 「寿司が食べたいです。」
• 〜ました / 〜ましたか(〜mashita / 〜mashita ka, did ... / have ... ?) — states or asks about an event that has already happened, so it is not an invitation about the future. Example: 「もう昼ご飯を食べましたか。」
• 〜ませんでした(〜masen deshita, did not ... (past)) — the past negative form, which states an event that did not happen, so it is not used for future invitations. Example: 「昨日は食べませんでした。」
• 〜てはいけません(〜te wa ikemasen, must not ...) — expresses a prohibition. Example: 「ここで食べてはいけません。」
• 〜なければなりません(〜nakereba narimasen, must ...) — expresses an obligation. Example: 「明日は早く起きなければなりません。」
• 〜たことがありますか(〜ta koto ga arimasu ka, have you ever ...?) — asks about past experience. Example: 「この店で食べたことがありますか。」
• 〜られますか(〜raremasu ka, can you ...?) — the potential form, used to ask about the listener's possibility or opportunity. Example: 「来週の火曜日なら食べられますか。」
• ひとりで(hitori de, alone) — indicates an activity done by oneself, not an invitation. Example: 「今日は一人で食べます。」
• 何を食べますか(なにをたべますか, what will you eat?) — asks about the choice of food, not an invitation. Example: 「昼ご飯は何を食べますか。」

Thus, to invite someone to eat together politely, use 一緒に with 〜ませんか, or 〜いかがですか/〜どうですか for a more gentle invitation.

Polite expressions at the workplace

At the workplace, polite Japanese is used when greeting, thanking, apologizing, saying goodbye, and asking for repetition to superiors or colleagues. Below are the expressions that are tested most often, along with their distinctions.

• ありがとうございました(arigatou gozaimashita, thank you (past)) — an expression of thanks for help received from a superior. Example: 「ご指導、ありがとうございました。」
• どういたしまして(douitashimashite, you are welcome) — a reply to an expression of thanks; it is not said by the person who is giving thanks. Example: 「いいえ、どういたしまして。」
• お気になさらないでください(o-ki ni nasaranaide kudasai, please do not worry about it) — a reply to a person who is apologizing. Example: 「どうぞお気になさらないでください。」
• 遅くなりまして、申し訳ありません(osoku narimashite, mooshiwake arimasen, I am sorry for being late) — a very polite apology to a superior for being late. 「申し訳ありません」 is the very polite form of 「すみません」.
• 遅れてすみません(okurete sumimasen, sorry for being late) — an apology that is more casual but still polite. Example: 「電車が遅れてすみません。」
• 申し訳ありませんでした(mooshiwake arimasen deshita, I deeply apologize (for the mistake just now)) — an apology for a mistake that has already happened, in the past form. Example: 「昨日は確認が足りず、申し訳ありませんでした。」
• お先に失礼します(osaki ni shitsurei shimasu, excuse me for leaving before you) — said when leaving earlier than colleagues. It is not an apology. Example: 「では、お先に失礼します。」
• お疲れ様でした(otsukaresama deshita, thank you for your hard work) — said after work or working hours have ended. Example: 「今日もお疲れ様でした。」
• おはようございます(ohayou gozaimasu, good morning) — a greeting when meeting colleagues or superiors in the morning. Example: 「おはようございます。」
• さようなら / おやすみなさい / いってらっしゃいませ — farewell expressions. 「さようなら」 is for general parting, 「おやすみなさい」 is for parting in the evening or before sleep, and 「いってらっしゃいませ」 is for seeing off someone who is going out. Example: 「いってらっしゃいませ。」
• いらっしゃいませ(irasshaimase, welcome) — a greeting to welcome guests or customers. Example: 「いらっしゃいませ、どうぞお入りください。」
• お大事に(odaiji ni, take care / get well soon) — said to a person who is sick; it is not used to express thanks. Example: 「風邪だそうですね。お大事に。」
• おめでとうございます(omedetou gozaimasu, congratulations) — an expression of congratulations when there is good news. Example: 「ご結婚、おめでとうございます。」
• 手伝ってくださって、ありがとうございました(tetsudatte kudasatte, arigatou gozaimashita, thank you for helping) — a polite expression of thanks to a superior. 「手伝って、ありがとう」 is a casual expression that is usually used with friends.
• もう一度お願いできますか(mou ichido onegai dekimasu ka, could you say that once more?) — a polite request for a superior to repeat what was said. 「もう一度お願いします」 is also used with the same meaning. Example: 「すみません、もう一度お願いできますか。」
• 〜ませんか / 〜てください(〜te kudasai, please ...) — 「もう一度言わないでください」 means 'please do not say it again', so its meaning is the opposite of a request for repetition.
• 言いましょうか(iimashou ka, shall I say it?) — an offer from the speaker to say something; it is not a request to the listener.
• 〜からでしょうか(〜kara deshou ka, is it ... I wonder?) — a polite confirmation form for checking information with a superior. Example: 「会議は三時からでしょうか。」
• どうぞよろしくお願いします(douzo yoroshiku onegai shimasu, I look forward to your kind cooperation) — said when introducing oneself or asking for cooperation.
• おつかれさまです(otsukaresama desu, greeting to coworkers) — an everyday greeting in the office; it is not an apology.

Remember that 「ありがとうございました」 is used to express thanks, 「申し訳ありません」 is used to apologize, and 「お先に失礼します」 is used to leave first. These three must not be confused.

Expressions for politely declining

Declining an invitation or request in Japanese should be done indirectly so that working relationships remain good. The common pattern is to apologize first, state a brief reason, and then express the difficulty in a gentle tone.

• すみません、〜です(sumimasen, 〜desu, sorry, ...) — a soft opening for a refusal. Example: 「すみません、今は忙しいです。」
• 〜ので / 〜て(〜node / 〜te, because ...) — states the reason gently so that the refusal does not sound harsh. Example: 「今日は体調が悪いので、難しいです。」
• 〜がありまして(〜ga arimashite, because there is ...) — polite form for stating a reason. Example: 「その日は用事がありまして。」
• 〜は難しいです(〜wa muzukashii desu, it is difficult to ...) — a soft refusal that does not state 'no' directly. Example: 「今週末は難しいです。」
• 申し訳ありませんが(mooshiwake arimasen ga, I am truly sorry, but) — a very polite opening for a refusal, suitable when speaking to a superior. Example: 「申し訳ありませんが、その件は引き受けられません。」
• 予定があります(yotei ga arimasu, I have a schedule/appointment) — a common reason for declining another request at a certain time. Example: 「その日は予定があります。」
• 遠慮させていただきます(enryo sasete itadakimasu, I will respectfully refrain) — a gentle refusal of an invitation. Example: 「せっかくですが、今回は遠慮させていただきます。」
• 〜ませんか(invitation) — when the other person invites you, a polite refusal begins with an apology, not with a direct 「いいえ」.
• 代わりに来週なら大丈夫です(kawari ni raishuu nara daijoubu desu, next week is fine instead) — a refusal that offers another time. Example: 「来週の月曜日なら大丈夫です。」

Expressions that sound rude and should be avoided when refusing:

• はい、いいですよ(hai, ii desu yo, yes, that's fine) — means accepting the request, not refusing it.
• いいえ、だめです / いいえ、できません(iie, dame desu / iie, dekimasen, no, it is not allowed / no, I cannot) — a direct refusal that sounds less polite to colleagues or superiors.
• ほかの人に頼んでください(hoka no hito ni tanonde kudasai, please ask someone else) — tells the listener to ask another person, so it sounds impolite.
• 〜たいから、だめです(〜tai kara, dame desu, because I want to ..., it is not allowed) — a personal reason stated bluntly, so it sounds less polite.
• よく考えてください(yoku kangaete kudasai, please think it over carefully) — an imperative that pressures the listener, so it is not appropriate for a refusal.
• 〜ませんか / 〜てくださいませんか(request) — a request form, not a refusal. Example: 「少し手伝ってくださいませんか。」
• 〜と思いますか(〜to omoimasu ka, do you think that ...?) — a question about opinion, not a refusal.

Therefore, in a polite refusal, use 「すみません」 or 「申し訳ありませんが」, state a brief reason such as 「予定があります」 or 「忙しいです」, and then end with 「難しいです」 or 「遠慮させていただきます」.

Expressions for apologizing for being late

Apologies for being late must be adjusted to the person you are speaking with. For a superior, a more formal style is used, whereas for a colleague the ordinary polite style is sufficient.

• 遅れて申し訳ありません (おくれてもうしわけありません, mohon maaf karena terlambat) — a polite apology for a superior or a person you respect. 「申し訳ありません」 is the polite form of 「すみません」. 例) 電車が遅れて、申し訳ありません。
• 遅れてしまい、申し訳ございません (おくれてしまい、もうしわけございません, sudah terlambat dan mohon maaf) — the most formal form. 「〜てしまい」 expresses regret for a delay that has already happened, and 「ございません」 is more polite than 「ありません」. 例) 寝坊をして、大変申し訳ございません。
• 遅れてすみません (おくれてすみません, maaf terlambat) — the ordinary polite style for coworkers or casual situations. 例) 準備に時間がかかって、遅れてすみません。

The sentence 「遅れませんでした」 (did not be late) contradicts the actual situation, so it cannot be used to apologize.

The following expressions are often confused because they all appear in the workplace, but they are not apologies:

• お先に失礼します (おさきにしつれいします, saya permisi duluan) — used when leaving before others.
• おかげさまで (おかげさまで, berkat Anda) — a reply to a question about how someone is doing, or an expression of gratitude.
• お疲れさまです (おつかれさまです, terima kasih atas kerja keras Anda) — a greeting to coworkers.
• いただきます (いただきます, selamat makan) — said before eating.
• ごちそうさまでした (ごちそうさまでした, terima kasih atas hidangannya) — said after eating.
• おはようございます (おはようございます, selamat pagi) — a greeting when meeting someone in the morning.
• お大事に (おだいじに, semoga cepat sembuh) — a wish for someone who is sick.
• 行ってまいります (いってまいります, saya berangkat dan akan kembali) — said when leaving the office on business.
• 〜てくださって、ありがとうございます (〜てくださって、ありがとうございます, terima kasih sudah ~) — an expression of thanks for someone's action. 例) 資料を確認してくださって、ありがとうございます。