Schedule and changes to the work meeting

Changes in meeting time and place

Changes to a meeting's schedule or location are usually announced with the pattern 「〜から〜に変わりました」 or 「〜に変更になりました」, which means 'has changed from ... to ...'. The word 変更(へんこう, perubahan) is used for both time and place, while 変わる(かわる, berubah) is an intransitive verb that often appears in the form 「〜に変わりました」. The pattern 「〜ではなく〜です」 is used to emphasize that something is not the old one but the new one. For this type of question, what needs to be distinguished is the time or place that has changed versus the one that stays the same, as well as the deadline that applies to a particular task.

• 〜から〜に変わる — changed from ... to ... Example: 会議の時間が十時から一時に変わりました。
• 〜ではなく〜 — not ... but ... Example: 今日は会議室ではなく、食堂で打ち合わせをします。
• 〜までに — no later than a certain time (deadline). Example: 明日の朝までに報告書を出してください。
• 今日中(きょうじゅう, hari ini juga) — within today. Example: 今日中に返事をください。
• 〜てあります — a state that has been arranged or placed by someone. Example: 机の上に書類が置いてあります。
• 〜なくても大丈夫です — it is fine even if ... is not done; there is no need to ... Example: 雨が降っても、来なくても大丈夫です。
• 〜そうです (reported information) — 'I hear that' / 'apparently'. Example: 田中さんは風邪を引いたそうです。
• 〜場合(ばあい, kalau/jika) — a condition for when something happens (if/in case). Example: 遅れる場合は、事前に連絡してください。
• 〜ときは — when ... (time condition). Example: 外出するときは、鍵を持って行ってください。
• いつもの — 'the usual'. Example: いつもの席で待っています。
• 午前(ごぜん, pagi/sebelum tengah hari) dan 午後(ごご, siang/sore) — time markers within a day. Example: 会議は午後三時からです。

Preparation for safety training

Safety training is called 安全研修(あんぜんけんしゅう, safety training) or 研修(けんしゅう, training). Training notices usually explain three things: the documents that must be submitted, the equipment that must be worn or brought, and the procedure if one cannot attend. The vocabulary and patterns that are often tested are as follows.

• 〜を出す(だす, to submit) — to submit a document to a specific party. Example: 申込書を事務所に出してください。
• 受付(うけつけ, reception desk) — the place to submit documents or to report one's arrival. Example: 来客は受付で名前を書いてください。
• 健康保険証(けんこうほけんしょう, health insurance card) — a card that is often requested as a copy (コピー, photocopy). Example: 身分証明書のコピーを用意してください。
• 作業服(さぎょうふく, work clothes) — clothing worn while working in a factory. Example: 工場では必ず作業服を着てください。
• 安全靴(あんぜんぐつ, safety shoes) — special shoes that protect the feet in a work environment, different from 普通の靴(ふつうのくつ, ordinary shoes). Example: 機械のそばでは安全靴をはいてください。
• 〜てください — a polite request or instruction. Example: 初めての日は、ヘルメットをかぶってきてください。
• 〜までに連絡してください — contact someone no later than a specific time. Example: 欠席する人は、前日までに担当者に連絡してください。
• 今週中(こんしゅうちゅう, within this week) — a deadline by the end of this week. Example: 来月の申請は今週中に出してください。
• 総務課(そうむか, General Affairs Section) and 人事部(じんじぶ, Human Resources Department) — units that handle administration and training. Example: 休暇の申請は人事部に出します。
• 参加できない人(さんかできないひと, people who cannot attend) — a group that is given separate instructions. Example: 出張で参加できない人は、報告書を提出してください。

Preparation for meetings and meeting materials

In messages about meetings, participants are often asked to prepare or send 資料(しりょう, materials/documents) before the meeting. Understanding how obligations, deadlines, and specific conditions are expressed is very important for answering questions.