Vocabulary for work tasks and shift work

Work tasks and deadlines

Work tasks and their deadlines are usually expressed with the following patterns.

• 〜までに (made ni, by / no later than) — expresses a deadline that must not be passed. Different from 〜まで (made, until), which indicates a range or a state that continues up to a certain point. Example: 金曜日の夕方までに報告書を出してください。
• 〜ておく (te oku, doing something beforehand as preparation) — doing something ahead of time so that the situation is ready for the next step. Example: 会議の前に資料を印刷しておきます。
• 〜ておいてください (polite request) — used to ask a colleague to prepare something in advance. Example: 来客の前に会議室を掃除しておいてください。
• まず / 〜後で (あとで, after / later) — expresses the order of actions. 「まず」 means first of all, while 「〜後で」 means to do something after the previous action has finished. Example: まず机を片付けて、その後で受付に行きます。
• 〜ことになっている (koto ni natte iru, it has been decided) — expresses a rule or plan that is already in effect, not a decision newly made. Example: 毎週月曜日に在庫を確認することになっています。
• 〜のうちに (no uchi ni, while / before it ends) — done while still within a certain span of time. 「昨日のうちに」 means within the span of yesterday. Example: 雨が降らないうちに洗濯物を取り込みましょう。
• 今日中 (きょうじゅう, before the end of today) — 今日中に仕上げる means to finish it no later than today. Example: 今日中にこの書類を返送しておいてください。
• もう〜た？ — はい、〜ました / いいえ、まだです — pattern for asking and answering about the status of a task. 「まだです」 means not yet. In casual conversation between friends, 「うん」 (yes) and 「ううん」 (no) are used. Example: もう資料を送った？ — うん、さっき送ったよ。
• 〜って (tte, I heard that / they say) — casual form for conveying information heard from someone else. Example: 会議は明日に延期になったって。
• もちろんです (of course) — answer agreeing to a request for help. Often followed by 〜ればいいですか to ask about a deadline or how to do something. Example: もちろんです。いつまでに準備すればいいですか。
• 件 (けん, matter / issue) — 「その件」 refers to a matter that has already been discussed. Example: その件については、私が連絡しておきます。
• 在庫 (ざいこ, stock of goods) — 在庫を数える means to count the stock of goods. Example: 月末に在庫を数えます。
• 申請書 (しんせいしょ, application form) and 提出 (ていしゅつ, submission) — 申請書を出す and 報告書を提出する. Example: 休暇の申請書を提出してください。
• 陳列 (ちんれつ, displaying goods on shelves) — 商品を陳列する means to display goods on store shelves. Example: 新しい商品を陳列します。
• 仕上げる (しあげる, to finish thoroughly) — Example: 企画書を今日中に仕上げます。
• まとめる (to summarize / to compile) — Example: 意見をまとめてから報告します。
• 直す (なおす, to fix / to revise) — Example: 誤字を直してから送ります。
• 受け取る (うけとる, to receive) — Example: 資料を受け取りました。
• 優先する (ゆうせんする, to give priority to) — Example: 急ぎの仕事を優先してください。
• 確認 (かくにん, confirmation / checking) — 確認をもらう means to ask for a check or approval. Example: 課長に確認をもらってから送ります。
• 間に合う (まにあう, to be in time) — Example: 締め切りに間に合うように急ぎます。
• 準備 (じゅんび, preparation) — Example: 発表の準備はもう終わりましたか。

Changes to shift schedules

Changes to a schedule and requests to swap shifts are expressed with the following patterns.

• 〜ことになった (koto ni natta, it has been decided / it has come to be) — a change that comes from circumstances or a decision made by another party, not from the speaker's own will. Example: 来月から勤務時間が変わることになりました。
• 〜ことにする (koto ni suru, to decide on one's own) — a decision made by the speaker himself or herself. Example: 通勤が大変なので、来月から早めに出勤することにしました。
• 〜ことにしましょう (koto ni shimashou, let us agree to) — a suggestion to agree on something together. Example: 明日は十時に集まることにしましょう。
• 代わる / 代わりに入る (かわる, to substitute) — 同僚の代わりにシフトに入る means to take a shift in place of a colleague. Example: 体調が悪い人の代わりに、私が土曜日に入ります。
• 体調を崩す (たいちょうをくずす, to fall ill) — Example: 先週、母が体調を崩して入院しました。
• 休みになる (やすみになる, to become a day off) — Example: 来週の火曜日は、会議のため休みになりました。
• 入れる (いれる, to put into the schedule) — in the context of shifts, 「シフトに入れる」 means to schedule someone to work. Example: 来週の金曜日の夜に入れておいてください。
• 〜からなら / 〜までなら (if it is from / up to) — expresses a time condition that can be met. Example: 午後からなら行けますが、朝は難しいです。
• 〜ごろ (goro, around) — expresses an approximate time. Example: 七時ごろに帰宅します。
• 〜は、ちょっと難しいです (polite refusal) — used to decline a request gently. Example: 明日の朝は、ちょっと難しいです。
• 〜ので (because) — expresses a reason. Example: 大学の授業があるので、夜は入れません。
• 〜かもしれません (may, might) — expresses a possibility that is not yet certain. Example: 雨が強いと、到着が遅れるかもしれません。
• 〜てもらえますか / 〜てもらえないかな (polite request) — Example: 来週の日曜日、代わりに入ってもらえませんか。
• 〜てみてくれる？ (please try asking) — Example: 部長に日程を変えられるか聞いてみてくれる？
• 〜てから、お返事します (after ..., I will reply) — Example: 上司に相談してから、ご連絡します。
• 〜だけでなく (not only ... but also) — Example: 来週は会議だけでなく、研修もあります。
• 助かる (たすかる, to be greatly helped) — Example: 急に手伝ってくれて本当に助かりました。
• 足りない (たりない, to be insufficient) — Example: 週末は人が足りなくなることが多いです。
• 希望 / 優先 (きぼう / ゆうせん, wish / priority) — 希望を出す means to submit a wish or request, while 優先する means to give priority to. Example: 希望は早めに出してください。
• 前もって (まえもって, in advance) — Example: 休みたい日は前もって知らせてください。
• 〜ないうちは (as long as not yet) — Example: 仕事に慣れないうちは、先輩と一緒に作業してください。
• 〜ないために (in order not to) — Example: 遅刻しないために、早めに家を出ます。
• 直す (なおす, to correct, to change) — シフトを直す means to change a schedule that has already been made. Example: 予定が変わったので、シフトを直しておきます。