Filling Out Forms at the Counter

Submitting forms at the counter

At service counters of government offices and banks in Japan, staff usually ask visitors to fill in a form first before the next procedure continues. The entry sheet provided is called 用紙(ようし, form/entry sheet), while 申請書(しんせいしょ, application form) is a special form for submitting a formal request, such as a request for a document.

窓口(まどぐち, counter) is the place for handing in documents, paying fees, or receiving results. If there are several counters, staff will state the number of the counter you should go to, for example 〜番の窓口(〜ばんのまどぐち, counter number ~).

Patterns for sequence of instructions — Staff usually give steps in order. Patterns that are often used:

• まず(mazu, first of all) — marks the first step. 例) まず、この申込書を読んでください。
• 〜てから / 〜たあとで / 書き終わったら(かきおわったら, after finishing writing) — marks an action done after something is completed. The action stated after this pattern is the next step, not the first step. 例) 書き終わったら、窓口に出してください。
• 〜ください / ご〜ください — a polite command form. ご記入ください is more formal than 書いてください。

Action verbs at the counter:

• 書く(かく, to write) — 例) 申込書に電話番号を書く。
• 記入する(きにゅうする, to fill in/enter data, formal) — 例) 空欄(くうらん, blank field)に記入する。
• 出す(だす, to submit) — 例) 書類を窓口に出す。
• 払う(はらう, to pay)／支払う(しはらう, to pay, formal) — 例) 料金を窓口で支払う。
• 受け取る(うけとる, to receive) — 例) 証明書を受け取る。
• 持っていく(もっていく, to take to another place)／持ってくる(もってくる, to bring here) — 例) 書類を別の窓口に持っていく。

Documents and seals:

• 印鑑(いんかん, personal seal/stamp) — not always required. Staff may say 今日は必要ありません(きょうはひつようありません, it is not necessary today) or 〜なくても大丈夫です(〜なくてもだいじょうぶです, it is all right even if ~ is not done). The pattern 〜なくても大丈夫 means 'it is fine even without doing it'.
• サイン(signature) — used in place of 印鑑. 例) 印鑑がないなら、サインをお願いします。
• 身分証明書(みぶんしょうめいしょ, identification document) — shown at the counter. A passport(パスポート) and a residence card(在留カード, ざいりゅうカード) are often used as identification. If staff state 必ず見せてください(かならずみせてください, you must show it), the document must be brought and shown. If you are unsure, ask the staff directly.